Teslimat maliyeti: bir siparişin gerçek bedeli nasıl hesaplanır

Bir siparişin bedeli nelerden oluşur

Giderleri üç katmana ayırmak işi kolaylaştırır. İlk ikisi muhasebede zaten görünür, üçüncüsünü elle toplamak gerekir ve hesabın tutup tutmayacağını asıl o belirler.

Doğrudan giderler — belirli bir çıkış için harcananlar:

• Sahadaki kişinin ücreti: vardiya bedeli, adres başına parça başı kısım, hacimli gönderi, aciliyet ve uzak noktalar için ek ödemeler.
• Bu ücret üzerinden ödenen vergi ve primler ya da serbest çalışana veya taşerona ödenen hakediş.
• Araç: yakıt, amortisman, bakım ve onarım, sigorta, ücretli otopark ve geçişler. Araç kiralıksa vardiya başına kira bedeli.
• Ambalaj ve sarf malzemeleri: poşetler, güvenlik mühürleri, termal ambalaj.
• Sahadaki kişinin telefon ve internet gideri.

Dolaylı giderler — çıkışların onlarsız mümkün olmadığı, ama tek bir adrese bağlanamayan kalemler:

• Sevkiyat sorumlusunun ve lojistikçinin işi: planlama, telefon trafiği, yeniden atamalar, sorun çözme.
• Hazırlık ve depolama alanı, raflar, sipariş hazırlama ekipmanı.
• Yazılım, telefon santrali, cihazlar.
• İdari giderler: muhasebe, insan kaynakları, yeni çalışanların eğitimi.

Gözden kaçan giderler — hesaba neredeyse hiç girmeyenler: ikinci denemeler, alıcıyı beklerken geçen süre, uzak noktalar arasındaki boş kilometreler, yoğun günlerdeki fazla mesailer, hasar gören ürünler ve süre aşımı cezaları. Bütçede kendi satırları yoktur, ama aynı cirodan ödenirler.

Formül: toplam giderden tek bir adresin bedeline

Temel formül basittir; bütün zorluk iki parçasında saklıdır: paya neyi koyduğunuz ve neye böldüğünüz.

Bir teslimatın maliyeti = (dönemin doğrudan giderleri + dönemin dolaylı giderleri) ÷ aynı dönemde başarıyla tamamlanan sipariş sayısı.

En sık ihlal edilen üç ilke şunlar.

• Planlanan siparişlerin tamamına değil, tamamlananlara bölmek gerekir. Toplam sayıya bölerseniz başarısız çıkışların bedeli, başarıyla kapanan adreslere yayılır ve görünmez olur; onunla birlikte en büyük tasarruf potansiyeliniz de kaybolur.
• Dönem tipik olmalı. İndirim kampanyası ya da yılbaşı yoğunluğu olan bir ay paydayı şişirir, birim bedeli olduğundan düşük gösterir: rotalar sıkışır, boş kilometrelerin payı düşer. Normal bir ayı ve yoğun bir ayı ayrı ayrı hesaplayın.
• Dolaylı giderler anlaşılır bir tabana göre dağıtılmalı. Adres sayısına, kilometreye, rotada geçen süreye ya da vardiya sayısına orantılı olarak paylaştırılır. Evrensel bir cevap yok: giderleriniz kilometreyle büyüyorsa taban kilometre olsun, sevkiyat sorumlusunun el emeğiyle büyüyorsa sipariş sayısı.

İki rakamı birlikte hesaplamakta fayda var. Tam maliyet, «tamamlanan bir sipariş bize ortalama kaça mal oluyor» sorusunu yanıtlar; tarife belirlemek ve taşeronla karşılaştırmak için uygundur. Marjinal maliyet — halihazırda planlanmış bir rotaya eklenen bir adresin bedeli — neredeyse her zaman tam maliyetin belirgin biçimde altındadır ve «bu siparişi alalım mı», «bölgeyi genişletelim mi» kararları için gereken tam olarak odur.

Neredeyse hiçbir maliyeti olmayan bir kontrol daha: sabit ve değişken giderlerin payını ayrı ayrı hesaplayın. Sabit olanlar — vardiya ücreti, araç kirası, sevkiyat masası — gün içinde kaç adres kapandığından bağımsızdır ve yarı boş bir rotayı bu kadar pahalı yapan da onlardır. Değişkenler nokta sayısıyla birlikte artar. Sabit kısmın payı ne kadar yüksekse, bir siparişin bedeli doluluğa o kadar bağımlı olur ve tek tek kalemlerde pazarlık etmek yerine rota yoğunluğuna yatırım yapmak o kadar anlamlı hale gelir.

Adım adım hesaplama

Geçen ayın verileriyle bir akşamda tamamlanabilecek bir sıra.

• Adım 1. Dönemi ve sınırları sabitleyin. Anormallik içermeyen bir takvim ayı, tek bir şehir ya da tek bir hizmet. Kuryelerle saha ekiplerini karıştırmayın: gider yapıları farklıdır.
• Adım 2. Doğrudan giderleri toplayın. Sahadaki kişilerin vergileriyle birlikte ücret toplamını, araç ve yakıt giderlerini, ambalajı ve iletişimi dışa aktarın. Araç kirası ve taşeron hakedişi de buraya girer.
• Adım 3. Dolaylı giderleri hesaplayın. Sevkiyat masası, alan kirası, yazılım, idari kısım. Şirketin tüm giderlerini değil, teslimat birimine düşen payı alın.
• Adım 4. Paydayı belirleyin. Tamamlanan siparişleri ayrı, toplam deneme ve çıkış sayısını ayrı sayın. İkisi arasındaki fark, başarısız çıkışların bedelidir.
• Adım 5. Segmentlere ayırın. Şehir içi ve çevre ilçeler, hacimli gönderi ve küçük sipariş, standart zaman aralığı ve acil teslimat. Tüm akışın ortalaması, bazı yönlerin zarar ettiğini ve diğerlerinin bunu fazlasıyla telafi ettiğini gizler.
• Adım 6. Rotaların gerçeğiyle karşılaştırın. Bir vardiyada gerçekte kaç adres kapanıyor, ne kadar süre yolda, ne kadarı beklemede ve evrak işinde geçiyor. Bu veriler olmadan hesap masa başında kalır.

Bir vardiyanın maliyetini ve vardiya başına ortalama tamamlanan adres sayısını ayrıca hesaplayın. Bu ikisinin oranı, ana formülü doğrulamanın en hızlı yoludur: sonuçlar birbirinden çok uzaksa dolaylı giderlerde ya da çıkış kayıtlarında bir boşluk var demektir.

Sonucu tek bir tabloda toplamak pratiktir: satırlar segmentler, sütunlar gider kalemleri, tamamlanan sipariş sayısı ve adres başına nihai bedel için ayrı birer sütun. Böyle bir tablo dönem değişimini atlatır ve bir ay sonra «hisleri» değil, karşılaştırılabilir değerleri kıyaslamanızı sağlar. Geçen ayın verisi yetersizse hesabı kusursuz istatistik gelene kadar ertelemeyin: elinizdekiyle hesaplayın, tahmini satırları işaretleyin ve bir sonraki döngüde netleştirin.

Rakamı olduğundan düşük gösteren gizli giderler

Kağıt üzerindeki hesapla kasadan çıkan para arasındaki farkın neredeyse tamamı birkaç kaleme düşer.

• İkinci çıkışlar. İkinci denemede teslim edilen bir sipariş şirkete iki tanesi kadara mal olur: iki çıkış da ödenir, ciro tektir. Bu tür siparişlerin payı ölçülmüyorsa maliyet sistematik olarak düşük çıkar.
• Teslim edilemeyenler ve iadeler. Çıkış yapılmış, ürün depoya dönmüş; teslim alınması, kontrol edilmesi ve yeniden plana girmesi gerekir. Bu işlemlerin her biri çalışma saati yer.
• Beklemeler ve ölü zaman. Alıcı yirmi dakikada aşağı iner, siteye giriş izni yarım saat sürer. Bir vardiyada bu, rahatlıkla birkaç adres eksiğe dönüşür.
• Boş kilometreler. İlk noktaya gidiş, depoya dönüş, dağınık adresler arasındaki geçişler — tek bir teslimat getirmeyen kilometreler.
• Elle planlama. Sevkiyat sorumlusunun siparişleri tabloda sıralamak için harcadığı saatler, aynı siparişlere dağıtılan bir maaştır.
• Fazla mesai ve yoğunluk günleri. Mesai ücretleri ve pik günlerdeki acil taşeron hizmeti temel hesaba nadiren girer.
• Kağıt evrak düzeni. Baskı, imza toplama, mutabakat ve kaybolan irsaliyelerin yeniden düzenlenmesi — ancak ortadan kalktığında fark edilen bir gider.

Bu kalemlerin tahmin olmaktan çıkması için rotadan gelen gerçekler gerekir: sahadaki kişi adrese ne zaman vardı, ne kadar bekledi, ziyaret nasıl sonuçlandı, bu ilk deneme miydi. Ay sonunda elle toplanan böyle veriler her zaman yanlış çıkar; olayın gerçekleştiği anda kaydedilmeleri gerekir.

Kaybın büyüklüğünü kaba bir hesapla ölçebilirsiniz: teslim yapılmadan biten çıkış sayısını alın, ana hesaptaki tek çıkış bedeliyle çarpın ve birimin aylık cirosuyla karşılaştırın. Sonuç genellikle öncelikleri değiştirir: başarısızlık nedenleriyle uğraşmak, ambalajdan kısmaktan ya da kurye ücretini yeniden pazarlık etmekten daha kârlı çıkar.

Çıkan rakamla ne yapmalı

Hesap, rapor doldurmak için yapılmaz. Bir siparişin bedeli segment segment bilindiği anda, o güne kadar körlemesine alınan birkaç karar netleşir.

• Tarife ve ücretsiz teslimat eşiği. «Rakiplerdeki gibi» belirlenen bir eşik çoğu zaman bir çıkışın gerçek giderinin altında kalır ve alt sınırdaki her sipariş zarar yazar.
• Bölgeler ve zaman aralıkları. Dar zaman pencereleri ve uzak adresler daha pahalıdır; bu ya ek ücret koymak ya da uzak bölgelere çıkış günlerini sınırlamak için yeterli bir gerekçedir.
• Kendi ekibiniz mi, taşeron mu. Taşeronun fiyatını sevkiyat yönetimi ve ölü zamanlar dahil tam maliyetle karşılaştırmak gerekir; aksi halde kıyas her zaman kendi kuryelerinizin lehine çıkar.
• Vardiya hedefi. Vardiya maliyetini ve hedef sipariş bedelini bilerek, soyut bir «daha çok yapmalıyız» yerine somut bir adres normu elde edersiniz.
• Kişi ve güzergah bazında analiz. Aynı ortalama rakam, rotalar arasında genellikle iki kata varan bir dağılımı gizler.
• Değişikliklerin değerlendirilmesi. Zaman aralıklarını daraltmaktan yeni bir kişi almaya kadar her yenilik, çıkış sayısına göre değil, tamamlanan adresin bedelini ne kadar hareket ettirdiğine göre ölçülür.

Bundan sonrası veri kaynağına dayanır. Ziyaret sonuçları, varış saatleri ve ikinci denemeler yazışmalarda ve tablolarda yaşadığı sürece her maliyet yaklaşık ve bir ay gecikmeli hesaplanır. itlogist'te siparişler tek bir sistemde alınıp sahadaki kişilere dağıtılır, rotalar harita üzerinde gerçek zamanlı görünür, işi yapan kişi tamamlandığını yerinde fotoğraf raporu ve kontrol listesiyle onaylar, müşteri de durumu kendi panelinden izler; bunlardan hangilerinin gider hesabına girdiği Kurye yönetimi sayfasında anlatılıyor.

Yılda bir değil, düzenli olarak nasıl hesaplanır

Tek seferlik bir hesap bir çeyrekte eskir: yakıt fiyatları, ekibin bileşimi ve sipariş yoğunluğu değişir. Rakamın işe yarar kalması için üç şey gerekir.

• Tek bir çıkış kaydı. Her deneme; tarihi, saati, sahadaki kişisi ve sonucuyla birlikte. O zaman formülün paydası hafızadan derlenmez, sistemden alınır.
• Muhasebe sistemiyle otomatik veri alışverişi. Siparişler ve tutarlar elle taşınmaz: itlogist 1C, AmoCRM, Bitrix24 ve Excel ile çalışır, böylece finans tarafı ile lojistik tarafı aynı veriye dayanır.
• Segment bazında düzenli yeniden hesaplama. Her ay, aynı formatta, önceki dönemle karşılaştırmalı.

Ayrı bir potansiyel de rota yoğunluğunda. Sahadaki kişi bir vardiyada fazla mesaiye kalmadan ne kadar çok adres kapatırsa her birinin bedeli o kadar düşer: giderin sabit kısmı daha fazla siparişe bölünür. Noktaları tabloda elle sıralamak bu potansiyeli bulamaz — itlogist'teki rota optimizasyonu, geçiş sırasını teslimat zaman pencerelerini ve kısıtları dikkate alarak OR-Tools tabanlı bir motorla hesaplar ve hesaplanan planla elle yapılan plan arasındaki fark, tamamlanan adres sayısında hemen görülür.

Varsayımı hızlıca sınayabilirsiniz: devreye alma 7 gün sürüyor, uzun vadeli sözleşme yok, platform 5 ila 100 kişilik ekipler için tasarlandı ve sahadaki kişinin uygulama kurmasına gerek yok — mobil web arayüzü yeterli. Bu ayı temel alın, bir aylık kullanımın ardından hesabı sistemdeki gerçek verilerle tekrarlayın ve iki rakamı karşılaştırın: paranın nerede gerçekten eridiğini piyasa ortalaması değil, işte bu karşılaştırma gösterir.