Welche Ausgaben gehören in die Kosten einer Lieferung?

Drei Gruppen. Direkte — Kurierlohn samt Abgaben, Kraftstoff und Fahrzeugunterhalt, Verpackung, Kommunikation. Indirekte — Disposition, Kommissionierfläche, Software und Verwaltung, verteilt über eine nachvollziehbare Basis: Adressen, Kilometer oder Schichten. Und versteckte — zweite Anfahrten, Wartezeiten, Leerkilometer, Überstunden und Warenschäden. Gerade die dritte Gruppe wird am häufigsten übersehen, und wegen ihr fällt die Rechnung zu niedrig aus.

Wodurch teile ich: durch alle Aufträge oder nur durch die erledigten?

Durch die in derselben Periode erfolgreich abgeschlossenen. Teilen Sie durch alle geplanten, verschmiert sich der Preis der Fehlschläge gleichmäßig über die erfolgreichen Adressen und ist nicht mehr sichtbar. Die Gesamtzahl der Versuche und Fahrten sollten Sie trotzdem zählen — die Differenz zwischen Versuchen und erledigten Aufträgen zeigt, was Fehlzustellungen und Wiederholbesuche kosten.

Wie oft sollte man die Kosten einer Zustellung neu berechnen?

Einmal im Monat, im immer gleichen Format und nach Segmenten aufgeschlüsselt: Stadt und Umland, Größe, Dringlichkeit. Spritpreise, die Zusammensetzung des Teams und die Auftragsdichte ändern sich laufend, deshalb taugt eine ein Jahr alte Rechnung für Preisentscheidungen nicht mehr. Werden die Fahrtdaten automatisch im System erfasst, dauert die Neuberechnung Minuten und braucht kein eigenes Projekt.

Warum führt ein Mittelwert über den gesamten Auftragsstrom in die Irre?

Weil er profitable und defizitäre Richtungen zusammenmittelt. Eine dichte Tour in der Innenstadt und eine einzelne Adresse im Umland unterscheiden sich um ein Vielfaches im Aufwand, sehen in einem Mittelwert aber gleich aus. Sobald die Rechnung nach Gebieten, Auftragskategorien und Kurieren aufgeschlüsselt ist, wird sichtbar, welche Segmente von den übrigen quersubventioniert werden — und wo ein Zuschlag oder eine Gebietsbegrenzung mehr bringt als eine pauschale Preiserhöhung.

Was senkt den Preis eines Auftrags am stärksten?

Die Tourendichte und der Anteil der Fahrten, die schon beim ersten Versuch gelingen. Der fixe Teil der Ausgaben — Kurierschicht, Fahrzeug, Disposition — verteilt sich auf die erledigten Adressen, deshalb macht jeder zusätzliche erfolgreiche Stopp alle anderen billiger. Daraus ergeben sich zwei praktische Richtungen: Touren unter Berücksichtigung von Zeitfenstern und Restriktionen planen statt von Hand zu sortieren, und an den Ursachen der zweiten Anfahrten arbeiten.

Kosten pro Lieferung: Berechnung Schritt für Schritt

Wer die Kosten pro Lieferung nur aus Sprit und Kurierlohn ableitet, liegt in der Regel um das Anderthalb- bis Zweifache zu niedrig — und genau deshalb sieht der Preis für den Kunden so lange auskömmlich aus, bis jemand das Quartal abschließt. Im tatsächlichen Preis eines Auftrags stecken auch Disposition, Wartezeiten, Leerkilometer und zweite Anfahrten, und keiner dieser Posten steht in einer offensichtlichen Zeile des Budgets. Wir zeigen, woraus sich dieser Preis zusammensetzt, mit welcher Formel Sie ihn ermitteln und was Sie mit der Zahl anfangen.

Woraus sich der Preis eines einzelnen Auftrags zusammensetzt

Es lohnt sich, die Ausgaben in drei Ebenen zu zerlegen. Die ersten beiden tauchen üblicherweise in der Buchhaltung auf, die dritte müssen Sie von Hand zusammentragen — und genau sie entscheidet darüber, ob Ihre Zahl stimmt oder nicht.

Direkte Kosten — alles, was eine konkrete Fahrt verursacht:

Vergütung des Kuriers: Schichtsatz, Stückvergütung pro Adresse, Zuschläge für Sperrgut, Eilaufträge und weit entfernte Ziele.
Steuern und Sozialabgaben auf diese Vergütung oder das Honorar für Selbstständige und Subunternehmer.
Fahrzeug: Kraftstoff, Abschreibung, Wartung und Reparaturen, Versicherung, Parkgebühren und Maut. Bei Mietfahrzeugen die Miete je Schicht.
Verpackung und Verbrauchsmaterial, darunter Tüten, Plomben und Thermoverpackung.
Mobilfunk und Datenvolumen des Kuriers.

Indirekte Kosten — alles, ohne das keine Fahrt zustande kommt, was sich aber keiner einzelnen Adresse zuordnen lässt:

Arbeit von Disposition und Logistik: Planung, Telefonate, Umverteilungen, Klärfälle.
Kommissionier- und Lagerfläche, Regale, Ausstattung für die Zusammenstellung.
Software, Telefonie, Endgeräte.
Verwaltung: Buchhaltung, Personalwesen, Einarbeitung neuer Kuriere.

Versteckte Kosten — das, was fast nie in die Rechnung kommt: zweite Zustellversuche, Wartezeit beim Empfänger, Leerfahrten zwischen weit auseinanderliegenden Adressen, Überstunden an Spitzentagen, beschädigte Ware und Vertragsstrafen für gerissene Termine. Sie stehen in keiner eigenen Budgetzeile, bezahlt werden sie aber aus demselben Umsatz.

Die Formel: vom Gesamttopf zum Preis einer Adresse

Die Grundformel ist simpel, die ganze Schwierigkeit steckt in zwei Stellen — was in den Zähler gehört und wodurch geteilt wird.

Kosten einer Lieferung = (direkte Kosten der Periode + indirekte Kosten der Periode) ÷ Anzahl der in derselben Periode erfolgreich abgeschlossenen Aufträge.

Drei grundsätzliche Punkte, gegen die am häufigsten verstoßen wird.

Geteilt wird durch die erledigten Aufträge, nicht durch alle geplanten. Teilen Sie durch die Gesamtzahl, verschmiert sich der Preis der Fehlschläge gleichmäßig über die erfolgreichen Adressen und verschwindet aus dem Blick — und mit ihm die größte Sparreserve, die Sie haben.
Die Periode muss typisch sein. Ein Monat mit Rabattaktion oder Weihnachtsspitze liefert einen zu großen Nenner und einen zu niedrigen Preis: Die Touren sind dichter, der Anteil der Leerkilometer geringer. Rechnen Sie einen normalen und einen Spitzenzeitraum getrennt.
Indirekte Kosten brauchen eine nachvollziehbare Verteilbasis. Verteilt wird proportional zur Zahl der Adressen, zu den gefahrenen Kilometern, zur Zeit auf der Tour oder zur Zahl der Schichten. Eine allgemeingültige Antwort gibt es nicht: Wachsen Ihre Ausgaben mit der Fahrleistung, nehmen Sie die Kilometer als Basis; wachsen sie mit dem manuellen Aufwand der Disposition, nehmen Sie die Zahl der Aufträge.

Es lohnt sich, gleich zwei Zahlen zu ermitteln. Die Vollkosten beantworten die Frage, was ein erledigter Auftrag im Schnitt kostet, und taugen für die Preisgestaltung und den Vergleich mit einem Dienstleister. Die Grenzkosten — was eine zusätzliche Adresse auf einer bereits geplanten Tour kostet — liegen fast immer spürbar darunter, und genau sie brauchen Sie für die Entscheidung, ob Sie einen Auftrag annehmen oder das Liefergebiet erweitern.

Eine weitere Prüfung, die praktisch nichts kostet: Ermitteln Sie getrennt den Anteil fixer und variabler Ausgaben. Die fixen — Kurierschicht, Fahrzeugmiete, Disposition — kümmert es nicht, wie viele Adressen an einem Tag abgearbeitet werden, und genau sie machen eine leere Tour so teuer. Die variablen wachsen mit der Zahl der Stopps. Je höher der Fixanteil, desto stärker hängt der Preis eines Auftrags von der Auslastung ab — und desto sinnvoller ist es, in die Tourendichte zu investieren, statt um einzelne Kostenpositionen zu feilschen.

Die Berechnung Schritt für Schritt

Ein Ablauf, den Sie an einem Abend mit den Daten des Vormonats durchgehen können.

Schritt 1. Periode und Grenzen festlegen. Ein Kalendermonat ohne Ausreißer, eine Stadt oder ein Dienst. Kuriere und Servicetechniker sollten Sie nicht vermischen: Ihre Kostenstruktur ist eine andere.
Schritt 2. Direkte Ausgaben zusammentragen. Exportieren Sie die Lohnkosten der Kuriere samt Abgaben, die Aufwendungen für Fahrzeug und Kraftstoff, Verpackung und Kommunikation. Fahrzeugmiete und Subunternehmer gehören ebenfalls hierher.
Schritt 3. Indirekte Kosten ermitteln. Disposition, Räume, Software, Verwaltungsanteil. Nehmen Sie den Anteil, der auf die Zustellung entfällt, nicht die Ausgaben des gesamten Unternehmens.
Schritt 4. Den Nenner bestimmen. Zählen Sie erledigte Aufträge getrennt von der Gesamtzahl der Versuche und Fahrten. Die Differenz zwischen beiden ist genau das, was Sie die Fehlschläge kosten.
Schritt 5. Nach Segmenten aufschlüsseln. Stadt und Umland, Sperrgut und Kleinsendung, Standardfenster und Expresszustellung. Ein Mittelwert über den gesamten Strom verdeckt, dass einzelne Richtungen defizitär sind und andere sie mit Reserve ausgleichen.
Schritt 6. Mit der Realität auf der Tour abgleichen. Wie viele Adressen ein Kurier pro Schicht tatsächlich schafft, wie viel Zeit auf die Fahrt entfällt und wie viel auf Warten und Papierkram. Ohne diese Daten bleibt die Rechnung eine Schreibtischübung.

Ermitteln Sie zusätzlich die Kosten einer Schicht und die durchschnittliche Zahl erledigter Adressen pro Schicht. Ihr Verhältnis ist der schnellste Weg, die Hauptformel gegenzuprüfen: Weichen die Ergebnisse stark voneinander ab, klafft entweder bei den indirekten Kosten oder bei der Erfassung der Fahrten eine Lücke.

Das Ergebnis fassen Sie am besten in einer Tabelle zusammen: Zeilen sind die Segmente, Spalten die Kostenarten, dazu je eine eigene Spalte für die Zahl der erledigten Aufträge und den Endpreis pro Adresse. Eine solche Tabelle überlebt den Wechsel der Periode und erlaubt es, einen Monat später nicht „Eindrücke“, sondern vergleichbare Werte gegenüberzustellen. Reichen die Daten des Vormonats nicht aus, schieben Sie die Rechnung nicht bis zur perfekten Statistik auf: Rechnen Sie mit dem, was da ist, markieren Sie die geschätzten Zeilen und präzisieren Sie sie im nächsten Durchgang.

Versteckte Ausgaben, wegen derer die Zahl zu niedrig ausfällt

Nahezu die gesamte Lücke zwischen der Rechnung auf dem Papier und dem Geld, das tatsächlich abfließt, geht auf wenige Posten zurück.

Zweite Anfahrten. Ein Auftrag, der erst im zweiten Anlauf übergeben wird, kostet das Unternehmen wie zwei: Beide Fahrten werden bezahlt, der Umsatz bleibt einer. Wird der Anteil solcher Aufträge nicht gemessen, ist die Kalkulation systematisch zu niedrig.
Fehlzustellungen und Retouren. Die Fahrt hat stattgefunden, die Ware kam ins Lager zurück, jetzt muss sie jemand annehmen, prüfen und erneut einplanen. Jeder dieser Vorgänge kostet Arbeitszeit.
Wartezeiten und Standzeiten. Der Empfänger braucht zwanzig Minuten nach unten, der Werksausweis eine halbe Stunde. Über eine Schicht hinweg werden daraus schnell ein paar Adressen weniger.
Leerkilometer. Die Fahrt zum ersten Stopp, die Rückfahrt ins Lager, die Sprünge zwischen verstreuten Adressen — Kilometer, die keine einzige Zustellung einbringen.
Manuelle Planung. Die Stunden, die die Disposition mit dem Sortieren von Aufträgen in der Tabelle verbringt, sind Gehalt, das auf ebendiese Aufträge umgelegt wird.
Überstunden und Feuerwehreinsätze. Überstundenzuschläge und kurzfristig zugekaufte Subunternehmer an Spitzentagen tauchen in der Grundrechnung selten auf.
Papierbelege. Drucken, Unterschriften einsammeln, Abgleiche und das Wiederbeschaffen verlorener Lieferscheine — ein Aufwand, den man erst bemerkt, wenn er wegfällt.

Damit diese Posten keine Vermutungen bleiben, brauchen Sie Fakten von der Tour: wann der Kurier an der Adresse war, wie lange er gewartet hat, wie der Besuch ausging, ob es der erste Versuch war. Am Monatsende von Hand zusammengetragen, sind solche Daten immer ungenau — sinnvoll ist es, sie im Moment des Geschehens festzuhalten.

Die Größenordnung der Verluste prüfen Sie mit einer groben Überschlagsrechnung: Nehmen Sie die Zahl der Fahrten, die ohne Übergabe endeten, multiplizieren Sie sie mit dem Preis einer Fahrt aus der Hauptrechnung und vergleichen Sie das Ergebnis mit dem Monatsumsatz. Meist verschiebt das die Prioritäten: An den Ursachen der Fehlschläge zu arbeiten zahlt sich stärker aus, als an der Verpackung zu sparen oder den Kuriersatz nachzuverhandeln.

Was Sie mit der ermittelten Zahl anfangen

Die Rechnung entsteht nicht für einen Report. Sobald der Preis eines Auftrags nach Segmenten bekannt ist, klären sich mehrere Entscheidungen, die zuvor blind getroffen wurden.

Preis und Schwelle für kostenfreie Lieferung. Eine Schwelle, die „wie beim Wettbewerb“ gesetzt wurde, liegt oft unter dem, was eine Fahrt tatsächlich kostet — und jeder Auftrag an dieser Untergrenze bringt Verlust.
Gebiete und Zeitfenster. Enge Fenster und weit entfernte Adressen sind teurer; das ist ein Grund, entweder einen Zuschlag einzuführen oder die Tage für Fahrten in Randgebiete zu begrenzen.
Eigener Dienst oder Dienstleister. Den Preis eines Dienstleisters müssen Sie mit den Vollkosten inklusive Disposition und Wartezeiten vergleichen, sonst fällt der Vergleich immer zugunsten der eigenen Kuriere aus.
Vorgaben für die Schicht. Wer die Kosten einer Schicht und den Zielpreis pro Auftrag kennt, bekommt eine konkrete Adressvorgabe statt eines vagen „es muss mehr werden“.
Auswertung nach Kurieren und Richtungen. Ein und derselbe Mittelwert verdeckt meist eine doppelte Spreizung zwischen den Touren.
Bewertung von Änderungen. Jede Neuerung — vom engeren Zeitfenster bis zum zusätzlichen Kurier — wird daran gemessen, wie sie den Preis einer erledigten Adresse verschoben hat, nicht an der Zahl der Fahrten.

Danach hängt alles daran, woher die Daten kommen. Solange Besuchsergebnisse, Ankunftszeiten und Wiederholversuche in Chats und Tabellen leben, wird jede Kostenrechnung nur näherungsweise und mit einem Monat Verzug erstellt. In itlogist werden Aufträge in einem System angenommen und auf die Kuriere verteilt, Touren sind in Echtzeit auf der Karte sichtbar, der Kurier bestätigt die Arbeit vor Ort mit Fotobericht und Checkliste, und der Auftraggeber verfolgt den Status im eigenen Zugang — was davon in die Kostenrechnung einfließt, ist auf der Seite Kuriermanagement beschrieben.

Wie Sie regelmäßig rechnen statt einmal im Jahr

Eine einmalige Rechnung veraltet binnen eines Quartals: Die Spritpreise ziehen an, das Team wechselt, die Auftragsdichte verschiebt sich. Damit die Zahl brauchbar bleibt, braucht es drei Dinge.

Eine einheitliche Erfassung aller Fahrten. Jeder Versuch mit Datum, Uhrzeit, Kurier und Ergebnis. Dann stammt der Nenner der Formel aus dem System und nicht aus dem Gedächtnis.
Automatischer Austausch mit dem Buchhaltungssystem. Aufträge und Beträge werden nicht von Hand übertragen: itlogist arbeitet mit 1C, AmoCRM, Bitrix24 und Excel, sodass Finanz- und Logistikseite auf denselben Daten aufsetzen.
Regelmäßige Neuberechnung nach Segmenten. Monatlich, im immer gleichen Format, im Vergleich zur Vorperiode.

Eine Reserve für sich ist die Tourendichte. Je mehr Adressen ein Kurier ohne Überstunden pro Schicht schafft, desto niedriger der Preis jeder einzelnen: Der Fixanteil der Ausgaben verteilt sich auf mehr Aufträge. Das manuelle Sortieren der Stopps in einer Tabelle findet diese Reserve nie — die Tourenoptimierung in itlogist berechnet die Reihenfolge mit einer Engine auf Basis von OR-Tools und berücksichtigt dabei Zeitfenster und Restriktionen; der Unterschied zwischen berechnetem und handgemachtem Plan zeigt sich sofort in der Zahl der erledigten Adressen.

Die Hypothese lässt sich schnell prüfen: Die Einführung dauert 7 Tage, es gibt keine langfristigen Verträge, die Plattform ist auf Teams von 5 bis 100 Kurieren ausgelegt, und der Kurier muss keine App installieren — eine mobile Weboberfläche genügt. Nehmen Sie den laufenden Monat als Basis, wiederholen Sie die Rechnung nach einem Monat Arbeit mit den Daten aus dem System und vergleichen Sie beide Zahlen: Genau dieser Vergleich zeigt Ihnen, wo das Geld tatsächlich verloren geht — und nicht ein Durchschnittspreis aus dem Markt.

Kosten pro Lieferung: was ein einzelner Auftrag wirklich kostet