Себестоимость доставки: расчёт стоимости одного заказа

Из чего складывается стоимость одного заказа

Затраты удобно разложить на три уровня. Первые два обычно видны в бухгалтерии, третий приходится собирать вручную — и именно он определяет, ошибётесь вы в расчёте или нет.

Прямые затраты — то, что тратится на конкретный выезд:

• Оплата труда исполнителя: ставка за смену, сдельная часть за адрес, надбавки за габарит, срочность и удалённые точки.
• Налоги и взносы с этой оплаты либо вознаграждение самозанятому или подрядчику.
• Транспорт: топливо, амортизация, обслуживание и ремонт, страховка, платные парковки и проезды. Если машина арендуется — арендная плата за смену.
• Упаковка и расходники, включая пакеты, пломбы и термоупаковку.
• Мобильная связь и трафик исполнителя.

Косвенные затраты — то, без чего выезды невозможны, но что не привязано к одному адресу:

• Работа диспетчера и логиста: планирование, обзвон, переназначения, разбор проблем.
• Зона сборки и хранения, стеллажи, оборудование для комплектации.
• Программное обеспечение, телефония, устройства.
• Административные расходы: бухгалтерия, кадры, обучение новых исполнителей.

Скрытые затраты — то, что почти никогда не попадает в расчёт: повторные попытки, простои в ожидании получателя, холостой пробег между удалёнными точками, переработки в пиковые дни, порча товара и штрафы за срыв сроков. Их не видно в отдельной строке, но оплачиваются они из той же выручки.

Формула: от общего котла к цене одного адреса

Базовая формула проста, и вся сложность прячется в двух её частях — что положить в числитель и на что делить.

Себестоимость одной доставки = (прямые затраты за период + косвенные затраты за период) ÷ количество успешно выполненных заказов за тот же период.

Три принципиальных момента, которые чаще всего нарушают.

• Делить нужно на выполненные заказы, а не на все запланированные. Если разделить на общее число, стоимость срывов размажется по успешным адресам и станет невидимой — а вместе с ней исчезнет и главный резерв экономии.
• Период должен быть типичным. Месяц с распродажей или новогодним пиком даёт завышенный знаменатель и заниженную цену: маршруты плотнее, доля пустого пробега ниже. Считайте отдельно обычный период и пиковый.
• Косвенные затраты нужно распределять по понятной базе. Их делят пропорционально количеству адресов, километрам, времени в маршруте или числу смен. Универсального ответа нет: если ваши расходы растут от пробега — базой берите километры, если от объёма ручной работы диспетчера — количество заявок.

Полезно считать две цифры сразу. Полная себестоимость отвечает на вопрос «сколько нам в среднем стоит выполненный заказ» и годится для тарифа и для сравнения с подрядчиком. Предельная себестоимость — во сколько обходится ещё один адрес, добавленный в уже спланированный маршрут, — почти всегда заметно ниже полной, и именно она нужна для решения «брать ли этот заказ» или «стоит ли расширять зону».

Ещё одна проверка, которая почти ничего не стоит: посчитайте отдельно долю постоянных и переменных расходов. Постоянные — смена исполнителя, аренда транспорта, диспетчерская — не зависят от того, сколько адресов закрыто за день, и именно они делают пустой маршрут таким дорогим. Переменные растут вместе с количеством точек. Чем выше доля постоянной части, тем сильнее цена одного заказа зависит от загрузки, и тем больше смысла вкладываться в плотность маршрута, а не в торг по каждой отдельной статье.

Расчёт по шагам

Порядок действий, который можно пройти за один вечер на данных прошлого месяца.

• Шаг 1. Зафиксируйте период и границы. Один календарный месяц без аномалий, один город или одна служба. Смешивать курьеров и выездные бригады не стоит: у них разная структура затрат.
• Шаг 2. Соберите прямые расходы. Выгрузите фонд оплаты труда исполнителей с налогами, расходы на транспорт и топливо, упаковку и связь. Аренда машин и подряд идут сюда же.
• Шаг 3. Посчитайте косвенные. Диспетчерская, помещение, ПО, административная часть. Возьмите долю, относящуюся к службе доставки, а не расходы компании целиком.
• Шаг 4. Определите знаменатель. Отдельно посчитайте выполненные заказы и отдельно — общее число попыток и выездов. Разница между ними — это и есть цена срывов.
• Шаг 5. Разложите по сегментам. Город и пригород, крупногабарит и мелкий заказ, стандартный интервал и срочная доставка. Средняя цифра по всему потоку скрывает то, что одни направления убыточны, а другие компенсируют их с запасом.
• Шаг 6. Сверьтесь с фактом маршрутов. Сколько адресов реально закрывает исполнитель за смену, сколько времени уходит на дорогу, а сколько на ожидание и оформление. Без этих данных расчёт остаётся кабинетным.

Отдельно посчитайте стоимость смены исполнителя и среднее число выполненных адресов за смену. Их отношение — самый быстрый способ проверить основную формулу: если результаты сильно разошлись, значит, в косвенных затратах или в учёте выездов есть пробел.

Результат удобно свести в одну таблицу: строки — сегменты, столбцы — статьи затрат, отдельная колонка под число выполненных заказов и итоговую цену адреса. Такая таблица переживает смену периода и позволяет через месяц сравнивать не «ощущения», а сопоставимые значения. Если данных за прошлый месяц не хватает — не откладывайте расчёт до идеальной статистики: посчитайте по имеющимся, пометьте оценочные строки и уточните их в следующем цикле.

Скрытые расходы, из-за которых цифра занижена

Практически весь разрыв между расчётом на бумаге и фактическими деньгами приходится на несколько статей.

• Повторные выезды. Заказ, вручённый со второй попытки, стоит компании как два: оба выезда оплачены, выручка одна. Если доля таких заказов не считается, себестоимость занижена системно.
• Недоставки и возвраты. Выезд состоялся, товар вернулся на склад, его нужно принять, проверить и снова поставить в план. Каждая из этих операций стоит рабочего времени.
• Простои и ожидание. Получатель спускается двадцать минут, пропуск на территорию оформляется полчаса. За смену это легко превращается в минус несколько адресов.
• Холостой пробег. Дорога до первой точки, возврат на склад, переезды между разрозненными адресами — километры, которые не приносят ни одной доставки.
• Ручное планирование. Часы диспетчера, потраченные на сортировку заявок в таблице, — это зарплата, которая распределяется на те же заказы.
• Переработки и авралы. Оплата сверхурочных и срочный подряд в пиковые дни редко попадают в базовый расчёт.
• Бумажный документооборот. Печать, сбор подписей, сверки и восстановление потерянных накладных — расход, который заметен только когда его убирают.

Чтобы эти статьи перестали быть догадками, нужны факты с маршрута: когда исполнитель прибыл на адрес, сколько ждал, чем закончился визит, была ли это первая попытка. Собранные вручную в конце месяца, такие данные всегда неточны — их имеет смысл фиксировать в момент события.

Проверить масштаб потерь можно грубой прикидкой: возьмите число выездов, закончившихся без вручения, умножьте на стоимость одного выезда из основного расчёта и сравните с месячной выручкой службы. Обычно результат меняет приоритеты: работать с причинами срывов оказывается выгоднее, чем экономить на упаковке или пересматривать ставку исполнителя.

Что делать с полученной цифрой

Расчёт нужен не ради отчёта. Как только цена одного заказа известна по сегментам, появляется несколько решений, которые до этого принимались вслепую.

• Тариф и порог бесплатной доставки. Порог, установленный «как у конкурентов», часто оказывается ниже фактических затрат на выезд — и каждый заказ у нижней границы приносит убыток.
• Зоны и интервалы. Узкие окна и удалённые адреса дороже, и это повод либо ввести надбавку, либо ограничить дни выезда в дальние зоны.
• Своя служба или подряд. Сравнивать цену подрядчика нужно с полной себестоимостью, включая диспетчеризацию и простои, иначе сравнение всегда будет в пользу собственных курьеров.
• Нормирование смены. Зная стоимость смены и целевую цену заказа, вы получаете норму адресов, а не абстрактное «надо больше».
• Разбор по исполнителям и направлениям. Одна и та же средняя цифра обычно скрывает двукратный разброс между маршрутами.
• Оценка изменений. Любое нововведение — от сужения интервалов до найма ещё одного исполнителя — проверяется по тому, как оно сдвинуло цену выполненного адреса, а не по числу выездов.

Дальше вопрос упирается в источник данных. Пока результаты визитов, время прибытия и повторные попытки живут в переписке и таблицах, любая себестоимость считается приблизительно и с задержкой в месяц. В itlogist заявки принимаются и распределяются по исполнителям в одной системе, маршруты видны на карте в реальном времени, исполнитель подтверждает выполнение работ на месте с фотоотчётом и чек-листом, а заказчик следит за статусом в личном кабинете — что именно из этого попадает в расчёт затрат, разобрано на странице Управление курьерами.

Как считать регулярно, а не раз в год

Разовый расчёт устаревает за квартал: меняются цены на топливо, состав исполнителей и плотность заказов. Чтобы цифра оставалась рабочей, нужны три вещи.

• Единый учёт выездов. Каждая попытка — с датой, временем, исполнителем и результатом. Тогда знаменатель формулы берётся из системы, а не собирается по памяти.
• Автоматический обмен с учётной системой. Заказы и суммы не переносятся руками: itlogist работает с 1С, AmoCRM, Bitrix24 и Excel, поэтому финансовая часть и логистическая опираются на одни данные.
• Регулярный пересчёт по сегментам. Ежемесячно, в одном и том же формате, с сравнением с предыдущим периодом.

Отдельный резерв — плотность маршрута. Чем больше адресов исполнитель закрывает за смену без переработок, тем ниже цена каждого из них: постоянная часть затрат делится на большее число заказов. Ручная сортировка точек в таблице этот резерв не находит — оптимизация маршрутов в itlogist считает порядок объезда движком на базе OR-Tools с учётом окон доставки и ограничений, и разница между расчётным и ручным планом сразу видна в числе выполненных адресов.

Проверить гипотезу можно быстро: запуск занимает 7 дней, без долгосрочных контрактов, платформа рассчитана на команды от 5 до 100 исполнителей, а исполнителю не нужно устанавливать приложение — достаточно мобильного веб-интерфейса. Возьмите текущий месяц как базу, повторите расчёт через месяц работы по факту из системы и сравните обе цифры: именно это сравнение, а не средняя цена по рынку, показывает, где у вас на самом деле теряются деньги.