डिलीवरी की लागत: एक ऑर्डर पहुँचाने की असल क़ीमत कैसे निकालें

एक ऑर्डर की क़ीमत किन हिस्सों से बनती है

ख़र्चों को तीन तहों में बाँटकर देखना सबसे सुविधाजनक है। पहली दो तहें आमतौर पर लेखा-जोखा में दिख जाती हैं, तीसरी को हाथ से जोड़ना पड़ता है — और यही तय करती है कि आपका हिसाब सही बैठेगा या नहीं।

प्रत्यक्ष ख़र्च — वह सब जो किसी एक दौरे पर लगता है:

• कर्मचारी का मेहनताना: शिफ़्ट की दर, हर पते के हिसाब से मिलने वाला हिस्सा, बड़े सामान, तात्कालिकता और दूरदराज़ के पतों के लिए भत्ते।
• इस मेहनताने पर लगने वाले कर और अंशदान, या फिर स्वतंत्र ठेकेदार को दिया गया पारिश्रमिक।
• वाहन: ईंधन, मूल्यह्रास, रख-रखाव और मरम्मत, बीमा, पार्किंग और टोल। गाड़ी किराए की हो तो प्रति शिफ़्ट किराया भी।
• पैकिंग और उपभोग्य सामग्री — थैले, सील और तापमान बनाए रखने वाली पैकिंग सहित।
• कर्मचारी का मोबाइल और इंटरनेट ख़र्च।

अप्रत्यक्ष ख़र्च — वह सब जिसके बिना दौरे हो ही नहीं सकते, पर जो किसी एक पते से बँधा नहीं है:

• डिस्पैचर और लॉजिस्ट का काम: योजना बनाना, कॉल करना, ज़िम्मेदारी बदलना, दिक़्क़तें सुलझाना।
• छँटाई और भंडारण की जगह, रैक, ऑर्डर तैयार करने के उपकरण।
• सॉफ़्टवेयर, टेलीफ़ोनी, डिवाइस।
• प्रशासनिक ख़र्च: लेखा, एचआर, नए कर्मचारियों का प्रशिक्षण।

छिपे ख़र्च — वह सब जो हिसाब में लगभग कभी नहीं आता: दोबारा कोशिशें, पाने वाले के इंतज़ार में बीता समय, दूर-दूर के पतों के बीच ख़ाली चलना, व्यस्त दिनों का ओवरटाइम, सामान का ख़राब होना और समय सीमा टूटने पर लगने वाला जुर्माना। ये किसी अलग पंक्ति में नहीं दिखते, पर भुगतान उसी आमदनी में से होता है।

फ़ॉर्मूला: कुल ख़र्च से एक पते की क़ीमत तक

बुनियादी फ़ॉर्मूला सीधा है, और सारी पेचीदगी उसके दो हिस्सों में छिपी है — अंश में क्या डालें और किससे भाग दें।

एक डिलीवरी की लागत = (अवधि के प्रत्यक्ष ख़र्च + अवधि के अप्रत्यक्ष ख़र्च) ÷ उसी अवधि में सफलतापूर्वक पूरे हुए ऑर्डर की संख्या।

तीन बुनियादी बातें, जिनका उल्लंघन सबसे ज़्यादा होता है।

• भाग पूरे हुए ऑर्डर से देना है, योजना में शामिल सभी ऑर्डर से नहीं। कुल संख्या से भाग देने पर नाकाम दौरों की क़ीमत सफल पतों पर बराबर फैल जाती है और नज़र से ओझल हो जाती है — और उसके साथ बचत का सबसे बड़ा भंडार भी।
• अवधि सामान्य होनी चाहिए। सेल या त्योहारी भीड़ वाला महीना हर से बड़ा और क़ीमत छोटी दिखाता है: रास्ते ज़्यादा सघन होते हैं, ख़ाली चलने का हिस्सा कम। सामान्य और व्यस्त अवधि अलग-अलग गिनें।
• अप्रत्यक्ष ख़र्च किसी समझ में आने वाले आधार पर बाँटने चाहिए। उन्हें पतों की संख्या, किलोमीटर, रास्ते में लगे समय या शिफ़्टों के अनुपात में बाँटा जाता है। कोई एक सार्वभौमिक जवाब नहीं है: अगर आपका ख़र्च दूरी के साथ बढ़ता है — आधार किलोमीटर लें, अगर डिस्पैचर के हाथ के काम के साथ — तो अनुरोधों की संख्या।

दो आँकड़े एक साथ निकालना फ़ायदेमंद रहता है। पूर्ण लागत इस सवाल का जवाब देती है कि «एक पूरा हुआ ऑर्डर औसतन हमें कितने में पड़ता है», और यही टैरिफ़ तय करने तथा ठेकेदार से तुलना करने के काम आती है। सीमांत लागत — यानी पहले से बनी योजना में एक और पता जोड़ने पर कितना अतिरिक्त लगता है — लगभग हमेशा पूर्ण लागत से काफ़ी कम होती है, और «यह ऑर्डर लें या नहीं», «क्षेत्र बढ़ाएँ या नहीं» जैसे फ़ैसलों के लिए वही चाहिए।

एक और जाँच, जिसमें कुछ ख़र्च नहीं होता: स्थिर और परिवर्तनशील ख़र्चों का हिस्सा अलग-अलग निकालिए। स्थिर हिस्सा — कर्मचारी की शिफ़्ट, वाहन का किराया, डिस्पैच टीम — इस बात पर निर्भर नहीं करता कि दिन में कितने पते निपटे, और यही ख़ाली रास्ते को इतना महँगा बनाता है। परिवर्तनशील हिस्सा बिंदुओं की संख्या के साथ बढ़ता है। स्थिर हिस्सा जितना बड़ा होगा, एक ऑर्डर की क़ीमत उतनी ही ज़्यादा भार पर निर्भर करेगी, और उतना ही ज़्यादा मतलब बनेगा हर मद पर मोलभाव करने के बजाय रास्ते की सघनता बढ़ाने का।

चरण-दर-चरण हिसाब

यह क्रम पिछले महीने के आँकड़ों पर एक शाम में पूरा किया जा सकता है।

• चरण 1. अवधि और दायरा तय करें। बिना किसी असामान्य उछाल वाला एक कैलेंडर माह, एक शहर या एक सेवा। कूरियर और फ़ील्ड टीमों को आपस में मिलाना ठीक नहीं: उनके ख़र्चों का ढाँचा अलग है।
• चरण 2. प्रत्यक्ष ख़र्च जुटाएँ। कर्मचारियों का वेतन-कोष करों सहित, वाहन और ईंधन, पैकिंग और संचार के ख़र्च निकालें। गाड़ियों का किराया और ठेके पर दिया गया काम भी यहीं आता है।
• चरण 3. अप्रत्यक्ष ख़र्च गिनें। डिस्पैच टीम, परिसर, सॉफ़्टवेयर, प्रशासनिक हिस्सा। पूरी कंपनी का ख़र्च नहीं, बल्कि उसका वह हिस्सा लें जो डिलीवरी सेवा से जुड़ा है।
• चरण 4. हर तय करें। पूरे हुए ऑर्डर अलग गिनें और कुल कोशिशों व दौरों की संख्या अलग। इन दोनों का फ़र्क़ ही नाकामियों की क़ीमत है।
• चरण 5. खंडों में बाँटें। शहर और उपनगर, बड़ा सामान और छोटा ऑर्डर, सामान्य समय-खिड़की और तात्कालिक डिलीवरी। पूरे प्रवाह का औसत आँकड़ा यह छिपा लेता है कि कुछ दिशाएँ घाटे में हैं और बाक़ी उन्हें ढाँप रही हैं।
• चरण 6. असली रास्तों से मिलान करें। एक शिफ़्ट में कर्मचारी असल में कितने पते निपटाता है, कितना समय सफ़र में जाता है और कितना इंतज़ार व काग़ज़ी काम में। इन आँकड़ों के बिना हिसाब सिर्फ़ मेज़ पर बना रहता है।

अलग से एक शिफ़्ट की क़ीमत और प्रति शिफ़्ट पूरे हुए पतों का औसत निकालिए। इन दोनों का अनुपात मुख्य फ़ॉर्मूले को परखने का सबसे तेज़ तरीक़ा है: नतीजे अगर बहुत अलग निकलें, तो अप्रत्यक्ष ख़र्चों में या दौरों के लेखे में कहीं छेद है।

नतीजे को एक तालिका में समेट लेना सुविधाजनक है: पंक्तियों में खंड, स्तंभों में ख़र्च की मदें, और अलग स्तंभ पूरे हुए ऑर्डर की संख्या तथा एक पते की अंतिम क़ीमत के लिए। ऐसी तालिका अवधि बदलने पर भी काम आती है और महीने भर बाद «एहसास» की जगह तुलना करने लायक़ आँकड़े देती है। पिछले महीने का डेटा अधूरा हो तो हिसाब को आदर्श आँकड़ों के इंतज़ार में मत टालिए: जो है उसी से गिनिए, अनुमान वाली पंक्तियों पर निशान लगाइए और अगले चक्र में उन्हें दुरुस्त कर लीजिए।

छिपे ख़र्च, जिनकी वजह से आँकड़ा कम निकलता है

काग़ज़ी हिसाब और असल पैसे के बीच का लगभग पूरा फ़ासला चंद मदों से बनता है।

• दोबारा दौरे। दूसरी कोशिश में सौंपा गया ऑर्डर कंपनी को दो ऑर्डर जितना पड़ता है: भुगतान दोनों दौरों का, आमदनी एक की। ऐसे ऑर्डर का हिस्सा अगर गिना ही नहीं जाता, तो लागत हर बार कम ही निकलेगी।
• न पहुँचे ऑर्डर और वापसी। दौरा हुआ, सामान गोदाम लौट आया, उसे लेना है, जाँचना है और दोबारा योजना में डालना है। इनमें से हर काम कामकाजी समय माँगता है।
• ख़ाली इंतज़ार। पाने वाला बीस मिनट में नीचे आता है, सोसाइटी में घुसने का पास आधे घंटे में बनता है। एक शिफ़्ट में यह आसानी से कई पतों के नुक़सान में बदल जाता है।
• बिना काम की दूरी। पहले बिंदु तक का रास्ता, गोदाम वापसी, बिखरे हुए पतों के बीच आना-जाना — वे किलोमीटर जिनसे एक भी सामान नहीं सौंपा जाता।
• हाथ से बनाई योजना। स्प्रेडशीट में अनुरोध छाँटने में डिस्पैचर के लगे घंटे भी तनख़्वाह हैं, जो उन्हीं ऑर्डरों पर बँटती है।
• ओवरटाइम और आपाधापी। व्यस्त दिनों का अतिरिक्त भुगतान और आनन-फ़ानन में लिया गया ठेका बुनियादी हिसाब में कम ही आता है।
• काग़ज़ी दस्तावेज़। छपाई, हस्ताक्षर जुटाना, मिलान और खोए हुए बिल्टी दोबारा बनवाना — यह ख़र्च तभी दिखता है जब इसे हटा दिया जाए।

ये मदें अंदाज़ों से आगे बढ़कर तथ्य बनें, इसके लिए रास्ते से आँकड़े चाहिए: कर्मचारी पते पर कब पहुँचा, कितना रुका, दौरा किस नतीजे पर ख़त्म हुआ, यह पहली कोशिश थी या नहीं। महीने के आख़िर में हाथ से जुटाया गया ऐसा डेटा हमेशा अधूरा रहता है — इसे घटना के समय ही दर्ज करना चाहिए।

नुक़सान का पैमाना मोटे अंदाज़ से भी जाँचा जा सकता है: बिना सामान सौंपे लौटे दौरों की संख्या लीजिए, उसे मुख्य हिसाब से निकली एक दौरे की क़ीमत से गुणा कीजिए और सेवा की महीने भर की आमदनी से तुलना कीजिए। नतीजा आमतौर पर प्राथमिकताएँ बदल देता है: नाकामियों के कारणों पर काम करना पैकिंग में कंजूसी या कर्मचारी की दर घटाने से ज़्यादा फ़ायदेमंद निकलता है।

निकले हुए आँकड़े का करना क्या है

हिसाब रिपोर्ट के लिए नहीं चाहिए। एक ऑर्डर की क़ीमत खंडवार पता चलते ही कई ऐसे फ़ैसले सामने आ जाते हैं, जो अब तक अंधेरे में लिए जाते थे।

• टैरिफ़ और मुफ़्त डिलीवरी की सीमा। «प्रतिस्पर्धियों जैसी» रखी गई सीमा अक्सर एक दौरे के असल ख़र्च से नीचे बैठती है — और उस सीमा के आसपास का हर ऑर्डर घाटा देता है।
• क्षेत्र और समय-खिड़कियाँ। सँकरी खिड़कियाँ और दूर के पते महँगे पड़ते हैं, इसलिए या तो अतिरिक्त शुल्क लगाइए या दूर के इलाक़ों के लिए दौरे के दिन सीमित कीजिए।
• अपनी टीम या ठेका। ठेकेदार की क़ीमत की तुलना पूर्ण लागत से करनी चाहिए, डिस्पैचिंग और ख़ाली इंतज़ार सहित, वरना तुलना हमेशा अपने कूरियरों के पक्ष में ही निकलेगी।
• शिफ़्ट का मानक। शिफ़्ट की क़ीमत और ऑर्डर की लक्ष्य-क़ीमत पता हो, तो «और ज़्यादा चाहिए» जैसी बात की जगह पतों का ठोस मानक मिलता है।
• कर्मचारी और दिशा के हिसाब से विश्लेषण। एक ही औसत आँकड़ा आमतौर पर अलग-अलग रास्तों के बीच दोगुने तक के अंतर को छिपाए रहता है।
• बदलावों का मूल्यांकन। कोई भी नई पहल — खिड़कियाँ सँकरी करने से लेकर एक और कर्मचारी रखने तक — इस बात से परखी जाती है कि उसने पूरे हुए पते की क़ीमत कितनी बदली, न कि दौरों की संख्या से।

आगे सारा मामला डेटा के स्रोत पर आकर टिकता है। जब तक दौरों के नतीजे, पहुँचने का समय और दोबारा कोशिशें चैट और स्प्रेडशीट में बिखरी रहती हैं, तब तक कोई भी लागत अंदाज़न और एक महीने की देरी से ही निकलेगी। itlogist में अनुरोध एक ही सिस्टम में लिए और कर्मचारियों में बाँटे जाते हैं, रास्ते नक़्शे पर वास्तविक समय में दिखते हैं, कर्मचारी मौक़े पर ही फ़ोटो-रिपोर्ट और चेकलिस्ट के साथ काम पूरा होने की पुष्टि करता है, और ग्राहक अपने कैबिनेट में स्थिति देखता रहता है — इनमें से क्या-क्या ख़र्च के हिसाब में काम आता है, यह कूरियर प्रबंधन पेज पर विस्तार से बताया गया है।

साल में एक बार नहीं, नियमित रूप से कैसे गिनें

एक बार का हिसाब तिमाही भर में पुराना पड़ जाता है: ईंधन के दाम, कर्मचारियों की संरचना और ऑर्डर की सघनता — सब बदलते हैं। आँकड़ा काम का बना रहे, इसके लिए तीन चीज़ें चाहिए।

• दौरों का एक ही जगह लेखा। हर कोशिश — तारीख़, समय, कर्मचारी और नतीजे के साथ। तब फ़ॉर्मूले का हर सिस्टम से आता है, याददाश्त से नहीं जुटाया जाता।
• लेखा प्रणाली से अपने आप डेटा का आदान-प्रदान। ऑर्डर और रक़में हाथ से न चढ़ाई जाएँ: itlogist 1С, AmoCRM, Bitrix24 और Excel के साथ काम करता है, इसलिए वित्तीय और लॉजिस्टिक दोनों पक्ष एक ही डेटा पर टिके रहते हैं।
• खंडवार नियमित पुनर्गणना। हर महीने, एक ही प्रारूप में, पिछली अवधि से तुलना के साथ।

एक अलग भंडार है रास्ते की सघनता। कर्मचारी बिना ओवरटाइम जितने ज़्यादा पते एक शिफ़्ट में निपटाता है, हर पते की क़ीमत उतनी ही कम होती है: ख़र्च का स्थिर हिस्सा ज़्यादा ऑर्डरों में बँट जाता है। स्प्रेडशीट में हाथ से बिंदु छाँटने पर यह भंडार हाथ नहीं आता — itlogist में रास्तों का अनुकूलन OR-Tools पर आधारित इंजन से होता है, जो डिलीवरी की समय-खिड़कियों और पाबंदियों को ध्यान में रखकर क्रम तय करता है, और गणना की गई योजना तथा हाथ से बनी योजना का फ़र्क़ पूरे हुए पतों की संख्या में तुरंत दिख जाता है।

इस अनुमान को जल्दी परखा जा सकता है: शुरुआत में 7 दिन लगते हैं, कोई लंबी अवधि का अनुबंध नहीं, प्लेटफ़ॉर्म 5 से 100 कर्मचारियों वाली टीमों के लिए बना है, और कर्मचारी को कोई ऐप इंस्टॉल करने की ज़रूरत नहीं — मोबाइल वेब-इंटरफ़ेस काफ़ी है। मौजूदा महीने को आधार मानिए, एक महीने काम करने के बाद सिस्टम के असली आँकड़ों पर हिसाब दोहराइए और दोनों संख्याओं की तुलना कीजिए: बाज़ार का औसत भाव नहीं, यही तुलना दिखाती है कि आपका पैसा असल में कहाँ बह रहा है।