Excel ile teslimat rota planlama: nasıl yapılıyor ve sınırı nerede biter

Dağıtım neden hâlâ tabloda planlanıyor

Excel, “iki kurye ve bir telefon” aşamasını geçmiş neredeyse her teslimat operasyonunun başlangıç noktası olarak kalıyor. Sebebi basit: araç zaten elinizde, ekstra bir maliyeti yok ve her çalışan onu kullanmayı biliyor. Sabah planlamacı adresleri muhasebe ya da sipariş sisteminden dışa aktarıyor, bölgelere göre sıralıyor, kuryelere paylaştırıyor — saat dokuza kalmadan günün dağıtımı hazır oluyor.

İkinci gerekçe esneklik. Tabloya kendi sürecinize uygun her sütunu ekleyebilirsiniz: yük tipi, kapı zili kodu, “bir saat önce ara” notu, “giriş arka avludan, bariyer var” açıklaması. Hiçbir dış sistem, operasyonunuzun kendine özgü ayrıntılarına boş bir sütun kadar hızlı uyum sağlamaz.

Üçüncü gerekçe ise dış dünyayla ortak dil. Müşteri talepleri tabloyla gönderiyor, depo sevkiyatı tabloyla veriyor, muhasebe kapanan siparişleri tablodan karşılaştırıyor. Hacim küçükken elle planlama otomasyondan gerçekten daha ucuza geliyor ve süreci sırf çağdaş görünmek için değiştirmenin bir anlamı yok. Asıl soru Excel'in kendi başına kötü olup olmadığı değil; hangi hacimde yetmemeye başladığı ve geçişi ertelemenin size neye mal olduğu.

İşe yarayan bir rota listesi nasıl görünür

Tabloda planlayacaksanız disiplinli planlayın. Düzen görüntüsü yaratmak yerine gerçekten işe yarayan bir liste genellikle şu alanları içerir:

• Sipariş numarası — muhasebe sistemindekiyle aynı olmalı, yoksa akşam yapılan karşılaştırma başlı başına bir işe dönüşür.
• Normalize edilmiş adres — il, ilçe, mahalle, cadde, bina ve daire tek bir formatta. “Atatürk Cd. 5/2” ile “Atatürk Caddesi No: 5 Daire 2” hem sıralama hem de coğrafi kodlama açısından farklı iki satırdır.
• Koordinatlar — enlem ve boylam ayrı sütunlarda. Bunlar olmadan tabloyu hiçbir harita servisine aktaramazsınız.
• Zaman aralığı — başlangıç ve bitiş ayrı alanlarda, “öğleden sonra” gibi serbest metin olarak değil.
• Duraktaki işlem süresi — teslim, imza, kata çıkma, montaj için kaç dakika ayırdığınız.
• Kurye ve ziyaret sırası — listeyi rotaya dönüştüren iki sütun.
• İletişim ve açıklama — alıcının telefonu ve kuryenin önceden bilmesi gereken her şey.
• Durum ve gerçekleşen saat — gün sonunda doldurulur; bunlar gelecekteki istatistiğinizdir.

Verileri üç sayfaya ayırmak işe yarar: koordinatlar ve süre normlarıyla birlikte adres kataloğu (bir kez doldurulur, sonra tekrar tekrar kullanılır), günün çalışma sayfası ve sonuçların düştüğü gerçekleşme sayfası. Böylece her sabah aynı bilgileri baştan yazmaz, bilinen adresleri hazır çeker ve yalnızca yeni adresleri elle işlersiniz.

Planlamacıya zaman kazandıran püf noktaları

Tablonun içinde sabah dağıtımını gözle görülür şekilde hızlandıran birkaç mekanizma var. Bunlar rotalama problemini çözmez ama rutini ve veri girişi hatalarının bir kısmını ortadan kaldırır.

• Veri doğrulama ve açılır listeler — kuryeler, bölgeler ve sipariş tipleri için. Filtrenin sonradan satırların yarısını bulamamasına yol açan yazım hatalarını engeller.
• Katalogdan otomatik doldurma (DÜŞEYARA veya ÇAPRAZARA) — daha önce karşılaşılmış bir adresin koordinatları, bölgesi ve süre normu kendiliğinden gelir.
• Koşullu biçimlendirme — dar zaman aralığı olan, süresi geçmiş, koordinatı ya da telefonu olmayan siparişleri renklendirin. Göz sorunu yola çıkmadan önce yakalar, sonrasında değil.
• Özet tablo — hangi kuryeye kaç durak ve kaç planlanan dakika düştüğü sorusunun hızlı cevabı. Yük dengesizliğini tabloda görmenin tek yolu budur.
• “Bölge + aralık başlangıcı” ikilisine göre sıralama — kaba ama işleyen bir sezgisel yöntem: önce coğrafyaya göre grupla, grup içinde saate göre sırala.
• CSV dışa aktarma — durak sırasını bir harita servisine verip planın harita üzerinde neye benzediğini görmek için.

Ayrıca dosya sürümleme kuralı koymakta fayda var: gün başına bir dosya, adında tarih ve düzenlemelerden sorumlu tek kişi. Sevkiyat odasındaki sabah tartışmalarının yarısı rota tartışması değil, kimin ekranında güncel sürümün açık olduğu tartışmasıdır.

Tablonun nesnel sınırı nerede

Excel veriyi saklamak ve filtrelemek için mükemmeldir, ama yollar hakkında hiçbir şey bilmez ve ziyaret sırasını kendisi kurmaz. Bölgeye göre sıralama rota değil, gruplamadır. Nihai durak sırasını yine insan belirler ve tam burada ne makroyla ne de titizlikle çözülebilen kısıtlar başlar.

• Kombinatorik. Ziyaret sırası seçenekleri her yeni durakla birlikte çığ gibi büyür. On adreste deneyimli bir planlamacı hâlâ makul bir sıra seçebilir; yirmi adreste ise en iyisini değil, çelişki üretmeyen ilk seçeneği alır.
• Zaman aralıkları. Siparişlerin yarısında aralık olduğu anda coğrafi gruplama zamansal gruplamayla çatışmaya girer. Hem adreslerin yakınlığını hem de slot sınırlarını aynı anda kafada tutmak neredeyse imkânsızdır.
• Kısıtlar. Taşıma kapasitesi, hacim, giriş izni olan bölgeler, kuryenin yetkinliği, şehir merkezi plakası, depoya zorunlu dönüş — her koşul seçeneklerin bir kısmını eler ve elle çalışırken hepsini akılda tutmak gerekir.
• Yeniden hesaplama. Gün içindeki her değişiklik — müşterinin vazgeçmesi, acil sipariş, arızalanan araç — sabahki planı değersizleştirir. Tabloyu on dakikada baştan kurmak mümkün değildir.
• Geri bildirim yokluğu. Tablo kuryenin şu an nerede olduğunu ve neyin tamamlandığını bilmez. Kurye arayana kadar plan ile gerçeklik birbirinden bağımsız yaşar.

Pratik ölçüt basit: günde birkaç kurye ve katı aralıkları olmayan onlarca adres varken tablo ayakta kalır. Zaman aralıkları, kısıtlar ve gün içinde sürekli değişiklikler devreye girdiği anda planın kalitesi artık veriden değil, o gün sevkiyat masasında kimin oturduğundan bağımsız olmaktan çıkar.

Elle planlamanın gizli maliyetleri

Excel bedava görünür, çünkü bedeli bütçede ayrı bir satır olarak yazılı değildir. Gerçekteyse bu bedel birkaç kaleme dağılmıştır ve her biri hesaplanabilir.

• Planlamacının saatleri. Günlük dağıtım her sabah zaman alır ve bu zaman ölçeklenmez: iki kat sipariş, iki kat elle çalışma demektir.
• Fazladan kilometre. “Çelişkisiz” sıra ile gerçekten kısa sıra arasındaki fark yakıtla, amortismanla ve kuryelerin saat ücretiyle ödenir.
• Kişiye bağımlılık. Dağıtım mantığı tek bir çalışanın kafasında yaşar. Onun izni ya da istifası bir insan kaynakları meselesi değil, operasyonel bir risktir.
• Sürüm hataları. Aynı anda açık iki dosya, kaybolan bir düzenleme, kuryeye gönderilen dünkü liste — yoktan yere teslim edilmemiş sipariş üreten tipik arızalardır.
• Yönetecek veri yok. Gerçekleşen bilgiler tabloya elle ve her zaman girilmediği için duraktaki gerçek süreyi, zamanında teslim oranını ve aksama nedenlerini hesaplayacak bir temel kalmaz.
• Müşteriye gösterecek bir şey yok. “Siparişim nerede” sorusunun cevabı kuryeyi arayarak bulunur.

Son maddenin altını ayrıca çizelim: geçişe iten şey çoğunlukla tam olarak budur. İç rahatsızlıklara yıllarca katlanılır, ama müşterinin teslimat durumunu kendi başına görme talebini bir tabloyla karşılamak ilkesel olarak mümkün değildir.

Ne zaman geçmeli ve ne değişir

Tablonun tükendiğine dair sinyaller genelde topluca gelir: sabah dağıtımı bir saatten uzun sürüyordur, siparişlerde zaman aralıkları belirmiştir, kuryeler her değişiklik için planlamacıyı aramaktadır, akşam üç durağın neden kapanmadığını kimse net açıklayamamaktadır ve müşteriler anlık durum bilgisi istemektedir.

Geçişi her şeyi bir günde yıkmadan, kademeli yapmakta fayda var:

• Önce veriyi toparlayın. Normalize adresler, koordinatlar, duraktaki gerçek süre normları — tablodan hangi sisteme geçerseniz geçin yanınıza alacağınız şey bunlardır.
• Mevcut rakamları kayda geçirin. Planlama ne kadar zaman alıyor, vardiya başına kaç kilometre yapılıyor, kurye başına kaç durak düşüyor, zamanında teslim oranı ne. Başlangıç ölçümü olmadan neyin değiştiğini anlayamazsınız.
• Excel'i veri alışverişi formatı olarak koruyun. Tablo, müşteriden talep almanın ve veri dışa aktarmanın pratik yolu olarak kalır — değişen alışveriş formatı değil, rotanın kurulduğu yerdir.
• Akışın bir bölümünde başlayın. Tek şehir, tek ekip, tek hafta — alışılmış süreçle paralel yürüterek.

Elle dağıtımın yerine ne geliyor: talepler tek ekrandan alınıp kuryelere dağıtılıyor, ziyaret sırasını teslimat aralıklarını ve kısıtları hesaba katan bir algoritma hesaplıyor, rotalar haritada gerçek zamanlı görünüyor, kurye uygulama kurmak zorunda kalmadan mobil web arayüzünde fotoğraflı raporlar ve kontrol listeleriyle çalışıyor, müşteri ise durumları kendi panelinden izliyor. itlogist'te rota optimizasyonu OR-Tools motoru üzerine kurulu — itlogist'te rota planlama.

Bu sırada verileri elle yeniden girmeye de gerek yok: sistem 1C, AmoCRM, Bitrix24 ve Excel ile veri alışverişi yapıyor. Devreye alma 7 gün sürüyor, uzun vadeli sözleşme yok ve çözüm 5 ila 100 kuryelik ekipler için tasarlandı — yani geçişi kâğıt üzerinde değil, canlı sipariş akışında sınayabilirsiniz.