Planifier ses tournées de livraison dans Excel : comment font les équipes et où se situe la limite

Pourquoi les tournées se planifient encore dans un tableur

Excel reste le point de départ de presque toute activité de livraison qui a dépassé le stade « deux coursiers et un téléphone ». La raison est simple : l'outil est déjà là, il ne coûte rien de plus, et n'importe quel salarié sait s'en servir. Le matin, le régulateur exporte les adresses depuis le système de gestion, les trie par secteur, les répartit entre les intervenants — et à neuf heures la distribution est prête.

Deuxième argument : la souplesse. On peut ajouter au tableau n'importe quelle colonne adaptée à son processus : type de marchandise, code d'interphone, mention « appeler une heure avant », remarque « entrée par la cour, barrière ». Aucun outil externe ne s'adaptera aux particularités de votre exploitation aussi vite qu'une colonne vide.

Troisième argument : c'est un langage commun avec l'extérieur. Le client envoie ses commandes en tableur, l'entrepôt sort les expéditions en tableur, la comptabilité rapproche les commandes clôturées sur un tableur. Tant que le volume reste modeste, la planification manuelle coûte effectivement moins cher que l'automatisation, et changer de processus par simple souci de modernité n'a aucun intérêt. La question n'est pas de savoir si Excel est mauvais en soi, mais à partir de quel volume il ne suit plus, et combien coûte le fait de repousser la bascule.

À quoi ressemble une feuille de route exploitable

Si vous planifiez dans un tableur, planifiez avec discipline. Une feuille qui aide vraiment, au lieu de donner l'illusion de l'ordre, contient en général les champs suivants :

• Numéro de commande — le même que dans le système de gestion, sinon le rapprochement du soir devient un travail à part entière.
• Adresse normalisée — ville, rue, numéro, bâtiment, appartement ou bureau dans un format unique. « 5 r. de la Gare bât. 2 » et « rue de la Gare, 5, bâtiment 2 » sont deux chaînes différentes, pour le tri comme pour le géocodage.
• Coordonnées — latitude et longitude dans deux colonnes distinctes. Sans elles, impossible de transmettre le tableau à un service cartographique.
• Créneau horaire — début et fin de l'intervalle dans deux champs séparés, et non un texte « dans l'après-midi ».
• Durée d'intervention sur place — le nombre de minutes prévu pour la remise, la signature, la montée, l'installation.
• Intervenant et ordre de passage — les deux colonnes qui transforment une liste en tournée.
• Contact et commentaire — le téléphone du destinataire et tout ce que le coursier doit savoir à l'avance.
• Statut et heure réelle — renseignés en fin de journée : ce sont vos futures statistiques.

Il est utile de répartir les données sur trois feuilles : un référentiel d'adresses avec coordonnées et durées standard (rempli une fois, puis réutilisé), la feuille du jour, et la feuille des réalisés où atterrissent les résultats. Chaque matin, vous ne ressaisissez plus la même chose : les adresses connues se remplissent seules et vous ne traitez à la main que les nouvelles.

Les astuces qui font gagner du temps au régulateur

Le tableur offre quelques mécaniques qui accélèrent nettement la répartition du matin. Elles ne résolvent pas le problème de la tournée elle-même, mais elles éliminent la routine et une partie des erreurs de saisie.

• Validation des données et listes déroulantes pour les intervenants, les zones et les types de commande : plus de fautes de frappe qui font disparaître la moitié des lignes du filtre.
• Recherche dans le référentiel (RECHERCHEV ou RECHERCHEX) : coordonnées, zone et durée standard se rattachent automatiquement à l'adresse si elle est déjà connue.
• Mise en forme conditionnelle : faire ressortir les commandes à créneau serré, en retard, sans coordonnées ou sans téléphone. L'œil repère le problème avant le départ, pas après.
• Tableau croisé dynamique : réponse immédiate au nombre de points et de minutes prévues par intervenant. C'est le seul moyen, dans un tableur, de voir un déséquilibre de charge.
• Tri combiné « zone + début de créneau » : heuristique grossière mais efficace — on regroupe d'abord par géographie, puis on ordonne par heure à l'intérieur du groupe.
• Export en CSV : pour transmettre l'ordre des points à un service cartographique et voir ce que donne le plan sur une carte.

Instaurez aussi une règle de versionnement du fichier : un fichier par jour avec la date dans le nom, et un seul responsable des modifications. La moitié des disputes matinales en salle d'exploitation ne portent pas sur la tournée, mais sur la question de savoir qui a ouvert la bonne version du tableau.

Où se situe la limite objective du tableur

Excel stocke et filtre très bien les données, mais il ne sait rien des routes et ne choisit pas l'ordre de passage. Un tri par secteur n'est pas une tournée, c'est un regroupement. La séquence finale des points reste construite par un humain, et c'est là qu'apparaissent des limites qu'aucune macro et aucune rigueur ne corrigent.

• La combinatoire. Le nombre d'ordres possibles explose à chaque point ajouté. À dix adresses, un régulateur expérimenté choisit encore un ordre raisonnable ; à vingt, il prend le premier ordre cohérent, pas le meilleur.
• Les créneaux horaires. Dès que la moitié des commandes ont un intervalle, le regroupement géographique entre en conflit avec la contrainte de temps. Tenir compte à la fois de la proximité des adresses et des bornes des créneaux, de tête, est quasiment impossible.
• Les contraintes. Charge utile, volume, zones autorisées, qualification de l'intervenant, laissez-passer pour le centre-ville, retour obligatoire à l'entrepôt : chaque condition élimine une partie des options, et il faut toutes les garder en mémoire.
• Le recalcul. Le moindre changement en cours de journée — annulation d'un client, commande urgente, véhicule en panne — rend caduc le plan du matin. Reconstruire tout le tableau en dix minutes est impossible.
• L'absence de retour terrain. Le tableau ignore où se trouve l'intervenant et ce qui est déjà fait. Tant que le coursier n'appelle pas, le plan et la réalité vivent chacun de leur côté.

Le repère pratique est simple : tant que la journée compte quelques intervenants et quelques dizaines d'adresses sans intervalles stricts, le tableur tient. Dès que s'ajoutent les créneaux, les contraintes et les changements quotidiens à chaud, la qualité du plan ne dépend plus des données, mais de la personne qui est de permanence ce jour-là.

Les coûts cachés de la planification manuelle

Excel paraît gratuit parce que son coût n'apparaît sur aucune ligne du budget. En réalité, il est réparti sur plusieurs postes, et chacun d'eux se chiffre.

• Les heures du régulateur. La répartition quotidienne prend du temps chaque matin, et ce temps ne se met pas à l'échelle : deux fois plus de commandes, deux fois plus de travail manuel.
• Les kilomètres inutiles. L'écart entre un ordre de passage « cohérent » et un ordre réellement court se paie en carburant, en usure des véhicules et en heures d'intervenants.
• La dépendance à une personne. La logique de répartition vit dans la tête d'un seul salarié. Ses congés ou son départ sont un risque d'exploitation, pas une question RH.
• Les erreurs de version. Deux fichiers ouverts, une modification perdue, la feuille de la veille envoyée au coursier : des incidents classiques qui produisent des livraisons ratées sans aucune raison de fond.
• Aucune donnée pour piloter. Le réalisé est saisi à la main, et pas toujours : impossible de calculer le temps réel passé sur place, la part de livraisons à l'heure et les causes d'échec.
• Rien à montrer au client. À la question « où est ma commande ? », il faut aller chercher la réponse en appelant le coursier.

Ce dernier point mérite d'être souligné : c'est le plus souvent lui qui déclenche la bascule. On supporte des années les inconvénients internes, mais l'exigence d'un donneur d'ordre qui veut suivre lui-même sa livraison ne peut, par principe, pas être couverte par un tableur.

Quand basculer et ce qui change ensuite

Les signaux que le tableur est arrivé au bout viennent en général groupés : la répartition du matin dépasse l'heure, les commandes ont désormais des créneaux, les coursiers appellent le régulateur au moindre changement, le soir personne ne sait expliquer clairement pourquoi trois points n'ont pas été clôturés, et les clients réclament un suivi en temps réel.

La bascule se fait par étapes, sans tout casser en un jour :

• Mettez de l'ordre dans les données. Adresses normalisées, coordonnées, durées réelles sur place : c'est ce que vous emporterez du tableur vers n'importe quel outil.
• Figez vos chiffres actuels. Temps consacré à la planification, kilométrage par service, nombre de points par intervenant, part de livraisons à l'heure. Sans référence, vous ne saurez pas ce qui a changé.
• Gardez Excel comme format d'échange. Le tableur reste pratique pour recevoir les commandes d'un client et exporter des données : ce n'est pas le format d'échange qui change, c'est l'endroit où la tournée se construit.
• Démarrez sur une partie du flux. Une ville, une équipe, une semaine en parallèle du processus habituel.

Ce qui remplace la répartition manuelle : les commandes sont reçues et affectées aux intervenants dans une seule fenêtre, l'ordre de passage est calculé par un algorithme qui tient compte des créneaux de livraison et des contraintes, les tournées sont visibles sur une carte en temps réel, l'intervenant travaille dans une interface web mobile avec photos et check-lists, sans installation obligatoire d'application, et le donneur d'ordre consulte les statuts dans son espace client. Chez itlogist, l'optimisation de tournées repose sur le moteur OR-Tools — l'optimisation de tournées chez itlogist.

Les données n'ont pas à être ressaisies à la main : le système échange avec 1C, AmoCRM, Bitrix24 et Excel. Le démarrage prend 7 jours, sans engagement de longue durée, et la solution est prévue pour des équipes de 5 à 100 intervenants — autrement dit, la bascule se teste sur un flux de commandes réel, et non sur le papier.