Planificación de rutas de entrega en Excel: cómo se hace y dónde está el límite

Por qué el reparto se sigue planificando en una hoja de cálculo

Excel sigue siendo el punto de partida de casi cualquier operación de entrega que ha crecido más allá del formato «dos mensajeros y un teléfono». El motivo es sencillo: la herramienta ya está ahí, no cuesta nada adicional y cualquier empleado sabe manejarla. Por la mañana, el planificador exporta las direcciones del sistema de gestión, las ordena por zonas, las reparte entre los ejecutores y a las nueve el reparto está listo.

El segundo argumento es la flexibilidad. A la tabla se le puede añadir cualquier columna adaptada al proceso propio: tipo de mercancía, código del portero automático, la nota «llamar una hora antes», la advertencia «entrada por el patio, hay barrera». Ningún sistema externo se amolda a las particularidades de tu operativa tan rápido como una columna vacía.

El tercer argumento es que la hoja de cálculo es el idioma común con el mundo exterior. El cliente manda los pedidos en una tabla, el almacén entrega la expedición en una tabla y administración cuadra los pedidos cerrados con una tabla. Mientras el volumen sea pequeño, la planificación manual sale realmente más barata que la automatización, y no hay motivo para cambiar el proceso solo por modernizarlo. La cuestión no es si Excel es malo en sí mismo, sino a partir de qué volumen deja de dar la talla y cuánto cuesta retrasar el cambio.

Cómo es una hoja de ruta que funciona

Si planificas en una tabla, hazlo con disciplina. Una hoja que ayuda de verdad, en lugar de dar una apariencia de orden, suele contener este conjunto de campos:

• Número de pedido: el mismo que en el sistema de gestión; de lo contrario, el cuadre de la tarde se convierte en un trabajo aparte.
• Dirección normalizada: ciudad, calle, número, bloque, piso u oficina en un formato único. «Mayor 5-2» y «C/ Mayor, nº 5, bloque 2» son cadenas distintas tanto para ordenar como para geocodificar.
• Coordenadas: latitud y longitud en columnas separadas. Sin ellas, la tabla no se puede pasar a ningún servicio cartográfico.
• Ventana horaria: inicio y fin del intervalo en campos separados, no un texto tipo «por la tarde».
• Duración del trabajo en el punto: cuántos minutos reservas para la entrega, la firma, subir la mercancía o el montaje.
• Ejecutor y orden de visita: dos columnas que convierten la hoja en una ruta.
• Contacto y comentario: teléfono del destinatario y cualquier detalle que el mensajero deba conocer de antemano.
• Estado y hora real: se rellenan al terminar el día; son tu futura estadística.

Conviene repartir los datos en tres hojas: un maestro de direcciones con coordenadas y tiempos estándar (se rellena una vez y se reutiliza), la hoja del día en curso y la hoja de resultados, donde se vuelcan los hechos. Así, cada mañana no tecleas lo mismo desde cero, sino que recuperas las direcciones conocidas y procesas a mano solo las nuevas.

Trucos que le ahorran tiempo al planificador

Dentro de la propia tabla hay varios mecanismos que aceleran notablemente el reparto matutino. No resuelven el problema de la rutificación, pero eliminan tareas repetitivas y parte de los errores de introducción de datos.

• Validación de datos y listas desplegables para ejecutores, zonas y tipos de pedido: evitan las erratas por las que después el filtro no encuentra la mitad de las filas.
• Búsqueda en el maestro (BUSCARV o BUSCARX): las coordenadas, la zona y el tiempo estándar se traen solos a la dirección si ya ha aparecido antes.
• Formato condicional: resaltar los pedidos con ventana estrecha, los vencidos, los que no tienen coordenadas o teléfono. El ojo detecta el problema antes de la salida, no después.
• Tabla dinámica: respuesta rápida a cuántos puntos y cuántos minutos previstos le han tocado a cada ejecutor. Es la única forma disponible en una hoja de cálculo de ver un desequilibrio de carga.
• Orden por la combinación «zona + inicio de la ventana»: una heurística tosca pero eficaz; primero se agrupa por geografía y dentro del grupo se ordena por hora.
• Exportación a CSV: para pasar el orden de los puntos a un servicio cartográfico y ver en qué se convierte el plan sobre el mapa.

Aparte, conviene establecer una regla de versionado del archivo: un archivo por día con la fecha en el nombre y un único responsable de las modificaciones. La mitad de las discusiones matutinas en la oficina no son discusiones sobre la ruta, sino sobre quién tiene abierta la versión actualizada de la tabla.

Dónde está el límite objetivo de la tabla

Excel almacena y filtra datos estupendamente, pero no sabe nada de carreteras ni elige el orden de visita. Ordenar por zona no es una ruta, es una agrupación. La secuencia final de puntos la construye igualmente una persona, y ahí empiezan las limitaciones que no se curan ni con macros ni con esmero.

• Combinatoria. El número de recorridos posibles crece de forma explosiva con cada punto añadido. Con diez direcciones, un planificador con experiencia todavía elige un orden razonable; con veinte, ya se queda con la primera opción que no genera conflictos, no con la mejor.
• Ventanas horarias. En cuanto la mitad de los pedidos tiene intervalos, la agrupación geográfica entra en conflicto con la temporal. Tener en cuenta a la vez la proximidad de las direcciones y los límites de las franjas, mentalmente, es casi imposible.
• Restricciones. Capacidad de carga, volumen, zonas autorizadas, cualificación del ejecutor, permiso de acceso al centro, retorno obligatorio al almacén: cada condición descarta parte de las opciones, y a mano hay que llevarlas todas en la cabeza.
• Recálculo. Cualquier cambio durante el día —una cancelación del cliente, un pedido urgente, un vehículo averiado— deja el plan de la mañana sin valor. Rehacer la tabla entera en diez minutos no es posible.
• Falta de retroalimentación. La tabla no sabe dónde está ahora el ejecutor ni qué se ha hecho ya. Hasta que el mensajero no llama, el plan y la realidad son dos cosas separadas.

La referencia práctica es sencilla: mientras el día tenga unos pocos ejecutores y decenas de direcciones sin intervalos rígidos, la tabla aguanta. En cuanto aparecen ventanas, restricciones y cambios diarios sobre la marcha, la calidad del plan deja de depender de los datos y pasa a depender de quién esté de turno ese día en la oficina.

Los costes ocultos de la planificación manual

Excel parece gratis porque su coste no figura en una línea concreta del presupuesto. En realidad está repartido entre varias partidas, y todas ellas se pueden calcular.

• Horas del planificador. El reparto diario consume tiempo cada mañana, y ese tiempo no escala: el doble de pedidos significa el doble de trabajo manual.
• Kilómetros de más. La diferencia entre un orden de visita «sin conflictos» y uno realmente corto se paga en combustible, amortización y horas de los ejecutores.
• Dependencia de una persona. La lógica del reparto vive en la cabeza de un solo empleado. Sus vacaciones o su marcha son un riesgo operativo, no un asunto de recursos humanos.
• Errores de versión. Dos archivos abiertos, una modificación perdida, la hoja de ayer enviada al mensajero: fallos típicos que generan entregas fallidas sin ningún motivo de fondo.
• No hay datos para gestionar. Los datos reales se introducen a mano en la tabla, y no siempre, así que no hay con qué calcular el tiempo real en el punto, el porcentaje de entregas a tiempo ni las causas de los incumplimientos.
• No hay nada que enseñarle al cliente. A la pregunta «¿dónde está mi pedido?» hay que responder llamando al mensajero.

Merece la pena detenerse en el último punto: es el que más a menudo empuja al cambio. Las incomodidades internas se soportan durante años, pero la exigencia del cliente de consultar por sí mismo el estado de su entrega no se puede cubrir con una tabla, por principio.

Cuándo toca dar el salto y qué cambia

Las señales de que la tabla se ha agotado suelen llegar en bloque: el reparto matutino lleva más de una hora, los pedidos ya tienen ventanas horarias, los mensajeros llaman al planificador por cada cambio, por la tarde nadie sabe explicar con claridad por qué tres puntos quedaron sin cerrar y los clientes piden el estado en tiempo real.

El cambio conviene hacerlo de forma evolutiva, sin romper el proceso entero en un solo día:

• Pon orden en los datos. Direcciones normalizadas, coordenadas y tiempos reales de trabajo en el punto: eso es lo que te llevarás de la tabla a cualquier sistema.
• Registra tus cifras actuales. Cuánto tiempo se dedica a planificar, cuántos kilómetros por turno, cuántos puntos por ejecutor, qué porcentaje de entregas llega a tiempo. Sin una línea base no sabrás qué ha cambiado.
• Conserva Excel como formato de intercambio. La tabla sigue siendo una forma cómoda de recibir pedidos del cliente y de exportar datos: no cambia el formato de intercambio, sino el lugar donde se construye la ruta.
• Arranca con una parte del flujo. Una ciudad, un equipo, una semana en paralelo con el proceso de siempre.

Qué aparece en lugar del reparto manual: los pedidos se reciben y se asignan a los ejecutores en una sola pantalla, el orden de visita lo calcula un algoritmo teniendo en cuenta las ventanas de entrega y las restricciones, las rutas se ven en el mapa en tiempo real, el ejecutor trabaja en una interfaz web móvil con informes fotográficos y listas de comprobación sin necesidad de instalar ninguna aplicación, y el cliente consulta los estados en su área personal. En itlogist, la optimización de rutas se apoya en el motor OR-Tools: Rutificación en itlogist.

Además, los datos no hay que teclearlos de nuevo: el sistema intercambia información con 1С, AmoCRM, Bitrix24 y Excel. La puesta en marcha lleva 7 días, sin contratos de permanencia, y la solución está pensada para equipos de 5 a 100 ejecutores; es decir, el cambio se puede probar con el flujo real de pedidos, no sobre el papel.