Tourenplanung in Excel: wie Teams es machen und wo die Grenze verläuft

Warum die Tagestour immer noch in der Tabelle entsteht

Excel ist der Ausgangspunkt für fast jede Zustellung, die dem Stadium „zwei Kuriere und ein Telefon“ entwachsen ist. Der Grund ist einfach: Das Werkzeug ist schon da, es kostet nichts extra, und jeder im Team kann damit umgehen. Morgens exportiert der Disponent die Adressen aus dem Warenwirtschaftssystem, sortiert sie nach Bezirken, verteilt sie auf die Fahrer – und um neun steht die Tour.

Das zweite Argument ist die Flexibilität. In die Tabelle lässt sich jede Spalte einbauen, die der eigene Prozess braucht: Art der Ware, Türcode, der Vermerk „eine Stunde vorher anrufen“, die Notiz „Zufahrt über den Hof, Schranke“. Kein externes System passt sich den Eigenheiten Ihres Tagesgeschäfts so schnell an wie eine leere Spalte.

Das dritte Argument ist die gemeinsame Sprache mit allen Beteiligten. Kunden schicken Aufträge als Tabelle, das Lager übergibt die Verladung als Tabelle, die Buchhaltung gleicht abgeschlossene Aufträge anhand einer Tabelle ab. Solange die Mengen klein bleiben, ist manuelle Planung tatsächlich günstiger als Automatisierung, und einen funktionierenden Prozess allein der Modernität wegen umzubauen, ergibt keinen Sinn. Die Frage ist also nicht, ob Excel an sich schlecht ist, sondern ab welchem Volumen es nicht mehr trägt und was ein zu später Wechsel kostet.

Wie ein brauchbares Tourenblatt aufgebaut ist

Wer in der Tabelle plant, sollte diszipliniert planen. Ein Blatt, das wirklich hilft und nicht nur den Anschein von Ordnung erzeugt, enthält in der Regel diese Felder:

• Auftragsnummer – dieselbe wie im Warenwirtschaftssystem, sonst wird der abendliche Abgleich zur eigenen Arbeit.
• Adresse in normalisierter Form – Ort, Straße, Hausnummer, Gebäudeteil, Wohnung oder Büro in einem einheitlichen Format. „Hauptstr. 5/2“ und „Hauptstraße 5, Haus 2“ sind sowohl beim Sortieren als auch beim Geocoding zwei verschiedene Zeichenketten.
• Koordinaten – Breite und Länge in getrennten Spalten. Ohne sie lässt sich die Tabelle an keinen Kartendienst übergeben.
• Zeitfenster – Beginn und Ende des Intervalls als eigene Felder, nicht als Freitext „nachmittags“.
• Standzeit am Stopp – wie viele Minuten Sie für Übergabe, Unterschrift, Treppe, Montage einplanen.
• Fahrer und Reihenfolge der Anfahrt – die beiden Spalten, die aus einer Liste eine Tour machen.
• Kontakt und Kommentar – Telefonnummer des Empfängers und alles, was der Kurier vorab wissen muss.
• Status und Ist-Zeit – werden am Ende des Tages ausgefüllt; das ist Ihre künftige Statistik.

Es lohnt sich, die Daten auf drei Blätter zu verteilen: ein Adressverzeichnis mit Koordinaten und Zeitvorgaben (einmal gepflegt und danach wiederverwendet), das Blatt des laufenden Tages und ein Blatt für die Ist-Werte, in dem die Ergebnisse landen. So tippen Sie nicht jeden Morgen dasselbe neu, sondern ziehen bekannte Adressen automatisch und bearbeiten von Hand nur die neuen.

Kniffe, die dem Disponenten Zeit sparen

In der Tabelle stecken einige Mechaniken, die die morgendliche Verteilung spürbar beschleunigen. Das Routingproblem lösen sie nicht, aber sie nehmen Routine ab und verhindern einen Teil der Eingabefehler.

• Datenüberprüfung und Dropdown-Listen für Fahrer, Zonen und Auftragsarten – sie verhindern Tippfehler, wegen derer der Filter später die Hälfte der Zeilen nicht findet.
• Nachschlagen im Verzeichnis (SVERWEIS oder XVERWEIS) – Koordinaten, Zone und Zeitvorgabe werden automatisch zur Adresse gezogen, sofern sie schon einmal vorkam.
• Bedingte Formatierung – Aufträge mit engem Fenster hervorheben, ebenso überfällige und solche ohne Koordinaten oder Telefonnummer. So fällt das Problem vor der Abfahrt auf und nicht danach.
• Pivot-Tabelle – die schnelle Antwort darauf, wie viele Stopps und wie viele Planminuten jeder Fahrer bekommen hat. Es ist die einzige Möglichkeit, in einer Tabelle eine schiefe Auslastung zu sehen.
• Sortierung nach „Zone plus Fensterbeginn“ – eine grobe, aber praktikable Heuristik: erst nach Geografie gruppieren, innerhalb der Gruppe nach Zeit ordnen.
• Export als CSV – um die Reihenfolge der Stopps an einen Kartendienst zu übergeben und zu sehen, was aus dem Plan auf der Karte wird.

Legen Sie außerdem eine Regel für die Versionierung fest: eine Datei pro Tag mit Datum im Namen und eine verantwortliche Person für Änderungen. Die Hälfte der morgendlichen Diskussionen in der Disposition dreht sich nämlich gar nicht um die Route, sondern darum, wer gerade die aktuelle Fassung der Tabelle offen hat.

Wo die objektive Grenze der Tabelle verläuft

Excel speichert und filtert Daten hervorragend, aber es weiß nichts über Straßen und bestimmt keine Reihenfolge der Anfahrt. Eine Sortierung nach Bezirk ist Gruppierung, keine Tour. Die endgültige Abfolge der Stopps baut nach wie vor ein Mensch – und genau hier beginnen die Einschränkungen, gegen die weder ein Makro noch Sorgfalt helfen.

• Kombinatorik. Die Zahl möglicher Reihenfolgen wächst mit jedem zusätzlichen Stopp lawinenartig. Bei zehn Adressen wählt ein erfahrener Disponent noch eine vernünftige Abfolge, bei zwanzig nimmt er die erste widerspruchsfreie statt der besten.
• Zeitfenster. Sobald die Hälfte der Aufträge Intervalle hat, gerät die geografische Gruppierung mit dem Zeitplan in Konflikt. Adressnähe und Fenstergrenzen gleichzeitig im Kopf zu behalten, ist praktisch unmöglich.
• Restriktionen. Zuladung, Volumen, Umweltzonen, Qualifikation des Fahrers, Zufahrtsgenehmigung für die Innenstadt, verpflichtende Rückkehr ins Lager – jede Bedingung streicht einen Teil der Varianten, und von Hand muss man sie alle im Kopf behalten.
• Umplanung. Jede Änderung im Tagesverlauf – eine Absage, ein Eilauftrag, ein defektes Fahrzeug – entwertet den Morgenplan. Die ganze Tabelle lässt sich nicht in zehn Minuten neu aufbauen.
• Keine Rückmeldung. Die Tabelle weiß nicht, wo ein Fahrer gerade ist und was bereits erledigt wurde. Bis der Kurier anruft, existieren Plan und Realität getrennt voneinander.

Die praktische Faustregel ist einfach: Solange ein Tag eine Handvoll Fahrer und ein paar Dutzend Adressen ohne harte Intervalle umfasst, hält die Tabelle stand. Sobald Zeitfenster, Restriktionen und tägliche Änderungen im laufenden Betrieb dazukommen, hängt die Qualität des Plans nicht mehr von den Daten ab, sondern davon, wer an diesem Tag Dienst in der Disposition hat.

Die versteckten Kosten der Handarbeit

Excel wirkt kostenlos, weil sein Preis nie als eigene Zeile im Budget auftaucht. Tatsächlich verteilt er sich auf mehrere Posten, und jeder davon lässt sich beziffern.

• Stunden des Disponenten. Die tägliche Verteilung frisst jeden Morgen Zeit, und diese Zeit skaliert nicht: doppelt so viele Aufträge bedeuten doppelt so viel Handarbeit.
• Unnötige Kilometer. Der Unterschied zwischen einer „widerspruchsfreien“ und einer wirklich kurzen Abfolge wird mit Kraftstoff, Verschleiß und bezahlten Fahrerstunden beglichen.
• Abhängigkeit von einer Person. Die Logik der Verteilung steckt im Kopf eines einzigen Mitarbeiters. Dessen Urlaub oder Kündigung ist ein operatives Risiko, keine Personalfrage.
• Versionsfehler. Zwei offene Dateien, eine verlorene Änderung, das gestrige Blatt an den Kurier geschickt – typische Pannen, die aus dem Nichts fehlgeschlagene Zustellungen erzeugen.
• Keine Datenbasis für Steuerung. Ist-Werte landen von Hand und nicht immer in der Tabelle, deshalb fehlt die Grundlage, um echte Standzeiten, die Pünktlichkeitsquote oder die Ursachen gescheiterter Stopps zu berechnen.
• Nichts, was man dem Kunden zeigen kann. Die Antwort auf „Wo ist meine Sendung?“ muss man sich per Anruf beim Kurier beschaffen.

Der letzte Punkt verdient eine eigene Anmerkung: Er ist es, der den Wechsel am häufigsten auslöst. Interne Unbequemlichkeiten erträgt man jahrelang, aber den Wunsch des Auftraggebers, den Lieferstatus selbst zu sehen, kann eine Tabelle grundsätzlich nicht erfüllen.

Wann der Wechsel ansteht und was sich ändert

Die Signale, dass die Tabelle ausgereizt ist, kommen meist im Bündel: Die morgendliche Verteilung dauert länger als eine Stunde, die Aufträge haben Zeitfenster bekommen, die Fahrer rufen wegen jeder Änderung in der Disposition an, abends kann niemand schlüssig erklären, warum drei Stopps offen blieben, und Kunden fragen nach dem Status in Echtzeit.

Den Wechsel sollten Sie schrittweise angehen, ohne alles an einem Tag umzuwerfen:

• Bringen Sie die Daten in Ordnung. Normalisierte Adressen, Koordinaten und realistische Standzeiten pro Stopp sind das, was Sie aus der Tabelle in jedes System mitnehmen.
• Halten Sie die heutigen Zahlen fest. Wie lange die Planung dauert, wie viele Kilometer pro Schicht anfallen, wie viele Stopps auf einen Fahrer kommen, wie hoch die Pünktlichkeitsquote ist. Ohne Ausgangswerte erkennen Sie später nicht, was sich verändert hat.
• Behalten Sie Excel als Austauschformat. Die Tabelle bleibt ein bequemer Weg, Aufträge vom Kunden anzunehmen und Daten zu exportieren – es ändert sich nicht das Austauschformat, sondern der Ort, an dem die Tour entsteht.
• Starten Sie mit einem Teil des Volumens. Eine Stadt, ein Team, eine Woche parallel zum gewohnten Prozess.

Das tritt an die Stelle der Verteilung von Hand: Aufträge werden in einem Fenster angenommen und auf die Fahrer verteilt, die Reihenfolge der Anfahrt berechnet ein Algorithmus unter Berücksichtigung von Lieferfenstern und Restriktionen, die Touren sind in Echtzeit auf der Karte zu sehen, der Fahrer arbeitet in einer mobilen Weboberfläche mit Fotoberichten und Checklisten, ohne eine App installieren zu müssen, und der Auftraggeber verfolgt die Status im Kundenportal. Bei itlogist basiert die Routenoptimierung auf der Engine OR-Tools – Routenplanung in itlogist.

Die Daten müssen dabei nicht von Hand übertragen werden: Das System tauscht Daten mit 1C, AmoCRM, Bitrix24 und Excel aus. Die Einführung dauert 7 Tage, ohne langfristige Verträge, und die Lösung ist auf Teams von 5 bis 100 Mitarbeitern im Außendienst ausgelegt – Sie können den Wechsel also am laufenden Auftragsvolumen prüfen und nicht bloß auf dem Papier.