Servicio de optimización de rutas de entrega

Qué hace un servicio de optimización de rutas de entrega

Un navegador resuelve un problema sencillo: cómo ir del punto A al punto B. Un servicio de optimización de rutas de entrega resuelve otro mucho más complejo: cómo repartir decenas o cientos de direcciones entre varios repartidores y en qué orden debe visitarlas cada uno para entregar cada pedido a tiempo y con el menor coste posible.

En teoría, esto se conoce como el problema de enrutamiento de vehículos (VRP). Su particularidad es que el número de combinaciones posibles crece de forma explosiva: con solo unos pocos mensajeros y un par de decenas de direcciones, ya es imposible revisar cada opción a mano o «a ojo». Por eso el optimizador utiliza algoritmos especializados que, en un tiempo razonable, encuentran una solución cercana a la mejor.

El resultado no es una simple línea en el mapa, sino un plan del día listo para usar:

• Asignación de pedidos: qué direcciones corresponden a cada mensajero o vehículo.
• Secuencia de visitas: el orden de las paradas dentro de cada ruta.
• Hora estimada de llegada a cada punto, teniendo en cuenta el tiempo necesario para completar el pedido.
• Pedidos no asignados: los que no caben en los recursos del día, con un motivo claro.

Este último punto suele subestimarse. Un buen optimizador no esconde el problema, sino que lo muestra con honestidad: este pedido no encaja en la ventana horaria o en la capacidad, decide qué hacer con él.

Qué restricciones debe tener en cuenta un software de planificación de rutas

Una ruta que parece corta en el mapa no sirve de nada si el mensajero llega a una puerta cerrada o no puede llevar toda la carga. Por eso el valor de un software de planificación de rutas depende de qué restricciones reales es capaz de considerar.

• Ventanas horarias de entrega. El cliente espera el pedido entre las 10 y las 12, la oficina solo recibe hasta las 18:00 y el almacén despacha desde las 9:00. Incumplir la ventana significa un cliente insatisfecho o una segunda visita.
• Horario laboral de los repartidores. El turno empieza y termina a una hora determinada, y puede variar de una persona a otra.
• Capacidad. El peso, el volumen o el número de bultos que caben en la furgoneta, en la mochila del mensajero o en el maletero.
• Tiempo en cada parada. Entregar un paquete lleva unos minutos; una instalación o una medición, una hora o más. Sin este dato, la hora estimada de llegada se aleja rápidamente de la realidad.
• Inicio y fin. Salida desde el almacén, desde el domicilio del repartidor o desde otro punto; regreso a la base o fin de la ruta en la última dirección.
• Prioridades. Los pedidos urgentes e importantes deben asignarse primero cuando los recursos no alcanzan para cubrir la demanda.

Si el sistema solo tiene en cuenta la distancia, el despachador acabará «retocando» cada ruta a mano y la ventaja de la automatización desaparecerá. Al elegir, comprueba las restricciones concretas de tu negocio, no la promesa genérica de que «optimiza rutas». Encontrarás más detalles sobre cómo trabajar con ventanas en el artículo sobre la entrega por ventanas horarias.

Cómo funciona el cálculo de rutas con varias paradas

En cualquier sistema serio, el cálculo de rutas con varias paradas pasa por varias etapas, y cada una influye en la calidad del resultado.

• Preparación de direcciones. Las direcciones se convierten en coordenadas. Un error en este paso, como un portal o una ciudad equivocados, arruina el plan entero, así que conviene ver los puntos en el mapa antes de lanzar el cálculo y corregir los sospechosos.
• Matriz de distancias y tiempos. Para cada par de puntos se estima cuánto se tarda en ir de uno a otro. Una línea recta en el mapa no sirve: importan la red viaria real, las calles de sentido único y los puentes.
• Optimización. El algoritmo reparte los pedidos entre los repartidores y elige el orden de visitas para respetar cada restricción y minimizar el kilometraje o el tiempo total.
• Revisión y ajuste. El despachador revisa el resultado y, si hace falta, asigna un pedido a un mensajero concreto o lo cambia a mano y vuelve a calcular.

Un tema aparte son los cambios durante el día. Un pedido urgente nuevo, una cancelación, un mensajero enfermo o un atasco: el plan rígido de la mañana queda obsoleto a mediodía. Por eso conviene comprobar lo fácil que resulta recalcular las rutas teniendo en cuenta que parte de los pedidos ya se han entregado y que los repartidores están en distintos puntos de la ciudad.

Optimizador de rutas online o sistema de gestión de entregas

En el mercado hay dos tipos de soluciones, y conviene distinguirlas antes de empezar a elegir.

Un optimizador de rutas online es una herramienta independiente: subes la lista de direcciones, obtienes las rutas y se las pasas a los mensajeros. Este enfoque sirve para tareas puntuales o volúmenes pequeños. Su limitación es que la vida del pedido después de trazar la ruta queda fuera del sistema: estados, confirmaciones, fotos y comunicación con el cliente siguen pasando por mensajería instantánea y llamadas.

Un sistema de gestión de entregas integra la optimización en el ciclo de trabajo completo:

• recepción de pedidos desde el ERP, el CRM o un archivo;
• asignación de pedidos a los repartidores y planificación de rutas;
• envío de la ruta a la aplicación móvil del mensajero;
• seguimiento de la ejecución en el mapa en tiempo real;
• confirmación de la entrega en el lugar con foto y checklist;
• estados para el cliente en su área personal.

Si el reparto es un proceso diario y no una tarea puntual, la segunda opción casi siempre sale más rentable: una ruta que nadie controla después de la salida deja pronto de coincidir con el plan, y la optimización pierde su sentido.

Cómo elegir un servicio y probarlo con tus propios datos

Las presentaciones de los optimizadores se parecen mucho entre sí: líneas bonitas en el mapa y promesas de ahorro. Para comparar soluciones con criterio, prepara tu propia prueba.

• Datos reales. Toma los pedidos de un día típico y del día de más carga, con direcciones, ventanas y volúmenes reales.
• Línea base. Anota cómo se planificaron esos días a mano: cuántos repartidores salieron, cuántos kilómetros se hicieron, cuántas ventanas se incumplieron y cuánto tiempo llevó la planificación.
• Prueba en el sistema. Pide que calculen esos mismos días con tus restricciones y compara el resultado con la línea base usando los mismos indicadores.
• Escenarios de cambio. Añade un pedido urgente a mitad de jornada, retira a un mensajero, mueve una ventana y observa lo rápido que el sistema rehace el plan.
• Experiencia del repartidor. Comprueba cómo ve la ruta el mensajero en su teléfono y cuántos pasos necesita para cerrar un pedido.
• Integraciones y puesta en marcha. Pregunta cómo llegan los pedidos al sistema, cuánto dura la implantación y si hay compromisos a largo plazo.

Una prueba así, en uno o dos días, te dirá más que semanas de correos y te dará cifras claras para decidir: las tuyas, no las de la publicidad.

Optimización de rutas en itlogist

itlogist es un sistema de gestión de mensajeros y personal de campo en el que la optimización de rutas forma parte del proceso diario, no de una herramienta aparte. Su motor de optimización está basado en OR-Tools y tiene en cuenta las ventanas de entrega y las restricciones, y las rutas resultantes se ven al instante en el mapa en tiempo real.

Los pedidos se reciben y se asignan a los repartidores desde una misma pantalla, con datos procedentes de 1C, AmoCRM, Bitrix24 o Excel. El mensajero recibe la ruta en la aplicación móvil, con informes fotográficos y checklists, o en una interfaz web móvil sin necesidad de instalar nada. La entrega se confirma en el lugar y el cliente ve los estados en su área personal. Más información en la página Enrutamiento en itlogist.

El sistema está pensado para equipos de 5 a 100 repartidores, la puesta en marcha lleva 7 días y no hay contratos a largo plazo. Un buen comienzo es un piloto en un almacén o con un grupo de mensajeros: comparar el resultado con la planificación manual sobre tus propios datos y solo después pasar el flujo completo.