Software zur Tourenoptimierung für die Zustellung

Was eine Software zur Tourenoptimierung leistet

Ein Navi löst eine einfache Aufgabe: Wie komme ich von A nach B? Eine Software zur Tourenoptimierung löst eine ganz andere, deutlich schwierigere: Wie verteile ich Dutzende oder Hunderte Adressen auf mehrere Fahrer und in welcher Reihenfolge fährt jeder sie an, damit alle Aufträge pünktlich und mit möglichst geringen Kosten erledigt werden?

In der Theorie heißt das Tourenplanungsproblem (Vehicle Routing Problem, VRP). Die Zahl der möglichen Varianten explodiert dabei regelrecht: Schon bei einigen Kurieren und ein paar Dutzend Adressen lassen sich die Kombinationen weder von Hand noch „nach Gefühl“ durchspielen. Deshalb setzt ein Optimierer spezialisierte Algorithmen ein, die in vertretbarer Zeit eine Lösung nahe am Optimum finden.

Das Ergebnis ist keine einzelne Linie auf der Karte, sondern ein fertiger Tagesplan:

• Auftragsverteilung – welche Adressen an welchen Kurier oder welches Fahrzeug gehen.
• Stoppreihenfolge – die Abfolge der Punkte innerhalb jeder Tour.
• Voraussichtliche Ankunftszeit an jedem Stopp, inklusive der Zeit für die Auftragserledigung.
• Nicht eingeplante Aufträge – solche, die nicht in die Tageskapazität passen, mit nachvollziehbarem Grund.

Der letzte Punkt wird oft unterschätzt. Ein guter Optimierer versteckt das Problem nicht, sondern sagt offen: Dieser Auftrag passt nicht ins Zeitfenster oder in die Ladekapazität – entscheiden Sie, was damit passiert.

Welche Vorgaben eine Tourenplanungssoftware beachten muss

Eine Route, die auf der Karte kurz aussieht, ist wertlos, wenn der Kurier vor verschlossener Tür steht oder nicht die ganze Ware mitnehmen kann. Der Wert einer Tourenplanungssoftware bemisst sich daher an den realen Vorgaben, die sie berücksichtigen kann.

• Lieferzeitfenster. Der Kunde erwartet die Ware zwischen 10 und 12 Uhr, das Büro nimmt nur bis 18:00 an, das Lager liefert ab 9:00 aus. Ein verpasstes Fenster bedeutet einen verärgerten Kunden oder eine zweite Anfahrt.
• Arbeitszeiten der Mitarbeiter. Schichten beginnen und enden zu festen Zeiten, die sich von Person zu Person unterscheiden können.
• Kapazität. Gewicht, Volumen oder Anzahl der Packstücke, die ins Fahrzeug, in die Kuriertasche oder in den Kofferraum passen.
• Standzeit am Stopp. Eine Paketübergabe dauert Minuten, eine Montage oder ein Aufmaß eine Stunde und mehr. Ohne diesen Wert driftet die berechnete Ankunftszeit schnell von der Realität ab.
• Start und Ziel. Abfahrt vom Lager, von zu Hause oder von einem anderen Ort; Rückkehr zum Depot oder Tourende an der letzten Adresse.
• Prioritäten. Eilige und wichtige Aufträge müssen zuerst eingeplant werden, wenn die Ressourcen nicht für alles reichen.

Berücksichtigt das System nur die Entfernung, muss die Disposition jede Tour von Hand nachbessern – und der Nutzen der Automatisierung ist dahin. Prüfen Sie bei der Auswahl gezielt die Vorgaben Ihres Geschäfts statt der allgemeinen Aussage „optimiert Routen“. Mehr zum Umgang mit Zeitfenstern lesen Sie im Artikel über die Lieferung in Zeitfenstern.

Wie die Berechnung einer Route mit vielen Stopps funktioniert

In jedem ernstzunehmenden System durchläuft die Berechnung einer Route mit vielen Stopps mehrere Schritte, und jeder davon beeinflusst die Qualität des Ergebnisses.

• Adressaufbereitung. Adressen werden in Koordinaten umgewandelt. Ein Fehler an dieser Stelle – falsches Haus oder falsche Stadt – bringt den ganzen Plan durcheinander. Daher ist es hilfreich, die Punkte vor der Berechnung auf der Karte zu sehen und verdächtige zu korrigieren.
• Distanz- und Fahrzeitmatrix. Für jedes Punktepaar wird geschätzt, wie lange die Fahrt dauert. Die Luftlinie taugt dafür nicht: Entscheidend sind das echte Straßennetz, Einbahnstraßen und Brücken.
• Optimierung. Der Algorithmus verteilt die Aufträge auf die Mitarbeiter und bestimmt die Reihenfolge so, dass alle Vorgaben eingehalten und Gesamtstrecke oder -zeit minimiert werden.
• Prüfung und Anpassung. Die Disposition sieht sich das Ergebnis an, weist bei Bedarf einen Auftrag fest einem bestimmten Kurier zu oder ändert manuell und rechnet neu.

Ein eigenes Thema sind Änderungen im Tagesverlauf. Ein neuer Eilauftrag, eine Stornierung, ein krank gemeldeter Kurier, ein Stau: Ein starrer Morgenplan ist bis Mittag veraltet. Prüfen Sie daher, wie einfach sich Touren neu berechnen lassen, wenn ein Teil der Aufträge bereits erledigt ist und die Mitarbeiter an unterschiedlichen Orten der Stadt unterwegs sind.

Online-Routenoptimierer oder Liefermanagement-System

Auf dem Markt gibt es zwei Arten von Lösungen, und es lohnt sich, sie vor der Auswahl klar zu unterscheiden.

Ein Online-Routenoptimierer ist ein eigenständiges Werkzeug: Adressliste hochladen, Touren erhalten, an die Kuriere weitergeben. Das passt für einmalige Aufgaben oder kleine Mengen. Der Haken: Alles, was nach der Tourenplanung mit dem Auftrag passiert, bleibt außerhalb des Systems. Status, Bestätigungen, Fotonachweise und Kundenkommunikation laufen weiter über Messenger und Telefon.

Ein Liefermanagement-System bettet die Optimierung in den gesamten Arbeitsablauf ein:

• Auftragsübernahme aus ERP, CRM oder Datei;
• Verteilung der Aufträge auf die Mitarbeiter und Tourenplanung;
• Übergabe der Tour an die mobile App des Kuriers;
• Live-Verfolgung der Ausführung auf der Karte;
• Zustellbestätigung vor Ort mit Foto und Checkliste;
• Statusanzeige für den Auftraggeber im Kundenportal.

Ist die Zustellung ein täglicher Prozess und keine Einzelaufgabe, ist die zweite Variante fast immer die bessere Wahl: Eine Tour, die nach der Abfahrt niemand mehr verfolgt, weicht schnell vom Plan ab – und die Optimierung verliert ihren Sinn.

Software auswählen und mit eigenen Daten testen

Präsentationen von Routenoptimierern ähneln sich: schöne Linien auf der Karte und Einsparversprechen. Um Lösungen wirklich vergleichen zu können, bereiten Sie einen eigenen Test vor.

• Echter Datenexport. Nehmen Sie die Aufträge eines typischen und des arbeitsreichsten Tages – mit echten Adressen, Zeitfenstern und Mengen.
• Ausgangswert. Halten Sie fest, wie diese Tage manuell geplant wurden: wie viele Mitarbeiter im Einsatz waren, wie viele Kilometer gefahren wurden, wie viele Zeitfenster verpasst wurden und wie lange die Planung dauerte.
• Durchlauf im System. Lassen Sie dieselben Tage mit Ihren Vorgaben berechnen und vergleichen Sie das Ergebnis anhand derselben Kennzahlen mit dem Ausgangswert.
• Änderungsszenarien. Fügen Sie mittags einen Eilauftrag hinzu, nehmen Sie einen Kurier aus dem Plan, verschieben Sie ein Zeitfenster – und beobachten Sie, wie schnell das System den Plan anpasst.
• Arbeit des Mitarbeiters. Prüfen Sie, wie die Tour auf dem Smartphone des Kuriers aussieht und wie viele Schritte nötig sind, um einen Auftrag abzuschließen.
• Integrationen und Einführung. Klären Sie, wie Aufträge ins System gelangen, wie lange die Einführung dauert und ob langfristige Verpflichtungen bestehen.

Ein solcher Test zeigt in ein bis zwei Tagen mehr als wochenlanger Mailverkehr – und liefert belastbare Zahlen für die Entscheidung: Ihre eigenen, keine Werbeversprechen.

Tourenoptimierung in itlogist

itlogist ist ein System zur Steuerung von Kurieren und Außendienstmitarbeitern, in dem die Tourenoptimierung Teil des täglichen Ablaufs ist und kein separates Werkzeug. Die Optimierungs-Engine basiert auf OR-Tools und berücksichtigt Lieferzeitfenster und Vorgaben; fertige Touren sind sofort in Echtzeit auf der Karte sichtbar.

Aufträge werden in einer Oberfläche angenommen und auf die Mitarbeiter verteilt; die Daten kommen aus 1C, AmoCRM, Bitrix24 oder Excel. Der Kurier erhält die Tour in der mobilen App mit Fotonachweisen und Checklisten oder in einer mobilen Weboberfläche, ganz ohne App-Installation. Die Ausführung wird vor Ort bestätigt, und der Auftraggeber sieht die Status im Kundenportal. Mehr dazu auf der Seite Tourenplanung in itlogist.

Das System ist für Teams von 5 bis 100 Mitarbeitern ausgelegt, die Einführung dauert 7 Tage, ohne langfristige Verträge. Ein sinnvoller Start ist ein Pilot mit einem Lager oder einer Kuriergruppe: Ergebnis mit der manuellen Planung auf Ihren Daten vergleichen und erst dann den gesamten Betrieb umstellen.