Welches Lieferzeitfenster gilt als optimal?

Eine allgemeingültige Antwort gibt es nicht: Optimal ist das engste Intervall, das Sie stabil einhalten. Starten Sie mit einem breiten Halbtags-Slot, messen Sie den Anteil pünktlicher Lieferungen und verengen Sie nur dort, wo die Statistik Spielraum zeigt. Enge Slots bleiben sinnvollerweise eine kostenpflichtige Option.

Warum steigen die Lieferkosten bei engen Zeitfenstern?

Ein enges Intervall erlaubt kein Bündeln nach Geografie: Die Stopps müssen in der Reihenfolge angefahren werden, die die Uhrzeit vorgibt, nicht die Nähe. Die Fahrleistung steigt, es entstehen Leerfahrten und Wartezeiten vor der Öffnung, und die Zahl der Adressen pro Fahrer und Schicht sinkt.

Lässt sich die Zustellung nach Zeitfenstern manuell planen?

Bei wenigen Adressen ja. Doch schon bei zwei Dutzend Stopps mit Terminvorgaben behält niemand die Kombination aus Fahrzeit, Arbeitszeit vor Ort und den Grenzen jedes Slots im Kopf — der Plan weicht bereits in den ersten Stunden der Schicht von der Realität ab.

Was tun, wenn ein Fahrer den nächsten Termin offensichtlich nicht schafft?

Es braucht ein vorab beschriebenes Szenario: Die Disposition erkennt den Rückstand auf der Echtzeitkarte, informiert den Kunden und verlegt den Stopp entweder in eine andere Tour oder stimmt eine neue Uhrzeit ab. Der schlechteste Fall ist, von der Verspätung durch den Auftraggeber selbst zu erfahren.

Wie erfasst man die Arbeitszeit vor Ort?

Über echte Daten statt geschätzter Normwerte. Start- und Abschlussmeldungen des Fahrers liefern die tatsächliche Besuchsdauer je Auftragsart, und genau diese Zahlen fließen anschließend in die Tourenplanung ein.

Lieferung in Zeitfenstern: planen ohne Verzug

Lieferung in Zeitfenstern heißt: Sie versprechen dem Kunden keine Zustellung „im Laufe des Tages“, sondern einen vereinbarten Zeitraum — von 10:00 bis 14:00 Uhr, von 18:00 bis 20:00 Uhr oder zu einer festen Uhrzeit. Für den Kunden ist das Komfort, für die Disposition eine harte Nebenbedingung, die die gewohnte Planung sprengt. Wir zeigen, wie Sie die Breite des Slots wählen, wie Sie Touren bauen, die diese Slots auch halten, und was zu tun ist, wenn der Tag anders läuft als geplant.

Was ein Zeitfenster ist und wer es braucht

Ein Zeitfenster ist der Zeitraum, innerhalb dessen der Fahrer beim Kunden eintreffen muss. Üblich sind drei Varianten: ein breiter Halbtags-Slot (9:00 bis 18:00 Uhr), ein mittlerer über zwei bis vier Stunden (14:00 bis 18:00 Uhr) und ein enger, nahe an einer festen Uhrzeit (15:00 bis 16:00 Uhr). Je enger der Zeitraum, desto höher die wahrgenommene Servicequalität — und desto teurer jeder einzelne Stopp.

Nicht jedes Geschäft braucht Slots im gleichen Maß. Einem Kurierdienst, der Dokumente und kleine Pakete fährt, reicht meist ein breites Intervall: Der Empfänger kann warten. Sobald aber etwas geliefert wird, wofür jemand physisch zu Hause oder vor Ort sein muss — Großgeräte, Möbel, Montage, Aufmaß, Reparatur, Warenannahme in der Filiale —, wird die Terminzusage zur Pflicht. Ohne sie steigt die Zahl der Fehlzustellungen: Der Fahrer kommt an, und niemand nimmt die Ware entgegen.

Eine eigene Kategorie ist die B2B-Belieferung von Handelsketten und Lagern. Dort gibt nicht der Kunde persönlich den Termin vor, sondern die Anlieferregeln: Die Rampe ist von 7:00 bis 11:00 Uhr frei, außerhalb dieser Zeit wird das Fahrzeug schlicht nicht abgefertigt. Solche Vorgaben lassen sich gar nicht verletzen — der ganze Tag muss um sie herum geplant werden.

Wie Sie die Breite des Slots wählen

Die Breite des Intervalls ist immer ein Kompromiss zwischen dem Versprechen an den Kunden und den Kosten der Tour. Ein enger Slot schränkt den Planer stark ein: Aufträge lassen sich nicht mehr nach Geografie bündeln, sondern nur noch nach Uhrzeit — das bedeutet mehr Kilometer, mehr Leerfahrten und weniger Stopps pro Fahrer und Schicht.

Worauf Sie sich bei der Wahl stützen sollten:

Auftragsdichte. Fallen in einem Stadtteil täglich dutzende Adressen an, sind enge Intervalle machbar: Die Stopps liegen nah beieinander. Bei dünner Verteilung bedeutet ein enger Slot faktisch eine eigene Fahrt.
Dauer der Arbeit vor Ort. Eine Paketübergabe in fünf Minuten und eine einstündige Montage brauchen unterschiedlich breite Intervalle: Je länger und unberechenbarer die Arbeit, desto großzügiger die Terminzusage.
Kosten eines Fehlschlags. Rechnen Sie nicht nur die Fahrleistung, sondern auch den Preis der zweiten Anfahrt bei einer Fehlzustellung — manchmal zahlt sich ein enger Slot durch weniger vergebliche Besuche aus.
Zahlungsbereitschaft des Kunden. Ein enges Intervall lässt sich gut als kostenpflichtige Zusatzoption verkaufen, das breite bleibt der Standard.

Bewährt hat sich nicht eine Regel für alle, sondern zwei bis drei Tarifstufen: ein breiter Basis-Slot, ein mittlerer und ein enger Premium-Slot. So zwingen Sie nicht die gesamte Logistik unter die härtesten Anforderungen einer Minderheit von Aufträgen.

Wie Touren mit Zeitfenstern entstehen

Die Aufgabe des Planers ist nicht, irgendeinen kurzen Weg zu finden, sondern einen kurzen Weg, auf dem jeder Stopp innerhalb seines Intervalls bedient wird. In der Tourenplanung ist das eine eigene Problemklasse — das VRP mit Zeitfenstern. Der Algorithmus muss gleichzeitig die Aufträge auf die Fahrer verteilen und die Reihenfolge so legen, dass niemand vor der Öffnung und niemand nach dem Schluss des Slots eintrifft.

Damit die Rechnung zur Realität passt, gehören drei Größen zwingend ins Modell: die Fahrzeit zwischen den Stopps, die Arbeitszeit vor Ort (Übergabe, Unterschrift, Entladung, Montage) und eine Reserve für Unvorhergesehenes. Der häufigste Fehler manueller Planung ist, nur die Straße zu rechnen. Fünfzehn Minuten für Zufahrt, Parkplatzsuche und den Weg in den vierten Stock, multipliziert mit zwanzig Adressen, fressen mehrere Stunden der Schicht, die im Plan nie vorgesehen waren.

Der zweite Punkt ist die Wartezeit. Kommt der Fahrer vor der Öffnung an, steht er. Ein Algorithmus berücksichtigt das und legt den Stopp entweder später oder schiebt eine weitere Adresse davor. Im Kopf schafft ein Mensch solche Umstellungen kaum: Bei zwanzig Stopps sind es schlicht zu viele Varianten.

In der Praxis sieht das so aus: Die Disposition lädt die Aufträge samt Slots, die Engine verteilt sie auf Fahrer und Reihenfolge, und strittige Aufträge, die in keine Tour passen, werden gesondert hervorgehoben — sie müssen verschoben, auf einen anderen Tag gelegt oder mit dem Kunden neu abgestimmt werden. In itlogist läuft die Tourenoptimierung auf der Engine OR-Tools und berücksichtigt Lieferzeitfenster sowie Einschränkungen einzelner Fahrer — Tourenplanung in itlogist.

Was Terminzusagen in der Praxis am häufigsten sprengt

Ein Plan, der um neun Uhr morgens perfekt aussieht, weicht bis Mittag von der Realität ab. Typische Ursachen:

Zu knapp kalkulierte Zeit vor Ort. Im Plan fünf Minuten, tatsächlich fünfzehn — und beim fünften Stopp liegt die Tour eine Stunde zurück.
Verkehr und Wetter. Berufsverkehr morgens und abends, Schneefall, Sperrungen — all das dehnt die Fahrabschnitte.
Späte Änderungen am Auftrag. Der Kunde verschiebt die Uhrzeit oder ändert die Adresse, wenn der Fahrer bereits unterwegs ist, und die gesamte weitere Reihenfolge ergibt keinen Sinn mehr.
Nicht erreichte Kunden und Absagen. Ein vergeblicher Besuch kostet nicht nur die Zustellung, sondern auch Minuten bei allen folgenden Kunden.
Zu dichter Plan. Ist die Schicht ohne Reserve verplant, verschiebt jede kleine Verzögerung kaskadenartig alle restlichen Stopps.

Gegen die ersten beiden Ursachen hilft ehrliche Statistik: Erfassen Sie die tatsächliche Arbeitszeit vor Ort und die realen Fahrzeiten auf Ihren eigenen Strecken, statt Normwerte zu schätzen. Gegen die übrigen helfen Puffer im Zeitplan und die Möglichkeit, den Rest der Tour schnell umzubauen, ohne den ganzen Tag neu zu planen.

Steuerung im Tagesverlauf: von der Verspätung nicht erst durch den Kunden erfahren

Terminzusagen funktionieren nur, wenn die Disposition den Rückstand früher sieht, als der verärgerte Auftraggeber zum Hörer greift. Dafür braucht es keinen Bericht am Abend, sondern ein Lagebild in Echtzeit: wo jeder Fahrer gerade ist, welche Stopps bereits erledigt sind und ob der nächste Slot noch zu halten ist.

Die Mindestausstattung für den laufenden Tag:

Touren in Echtzeit auf der Karte — sichtbar, wer im Plan liegt und wer zurückfällt;
Auftragsstatus vom Fahrer: angenommen, unterwegs, erledigt, nicht zustellbar;
Bestätigung vor Ort — Fotobericht und Checkliste, damit der Abschluss eines Stopps eine Tatsache ist und keine mündliche Zusage;
Kundenportal mit Statusanzeige: Der Auftraggeber sieht selbst, was passiert, und blockiert nicht die Leitung der Disposition;
ein Eskalationsszenario: was zu tun ist, wenn ein Fahrer den nächsten Termin erkennbar nicht schafft.

Ebenso wichtig ist die Rückkopplung für die Zukunft: Jeder gerissene Termin gehört mit Ursache in die Statistik. Nach einem Monat zeigen diese Daten, wo das Problem systematisch ist — in den Normwerten, in einem bestimmten Stadtteil, bei einem einzelnen Fahrer oder im Versprechen an den Kunden selbst.

Wie Sie den Umstieg auf Slots starten

Führen Sie enge Intervalle nicht für alle Aufträge auf einmal ein — der Betrieb bricht dann schon in der ersten Woche zusammen. Eine sinnvolle Reihenfolge:

Messen Sie die Basis. Wie viele Minuten gehen real für einen Stopp drauf, wie viele für die Fahrt zwischen Adressen in Ihrer Stadt und Ihren Stadtteilen.
Definieren Sie zwei bis drei Slots. Beginnen Sie mit breiten Intervallen, die Sie sicher einhalten, und verkaufen Sie das enge als Zusatzoption.
Planen Sie Touren automatisch. Manuelle Verteilung versagt bereits bei zwei Dutzend Adressen mit Terminvorgaben.
Führen Sie eine Kennzahl ein. Der Anteil pünktlicher Lieferungen je Slot und je Fahrer ist der wichtigste Indikator dafür, ob Sie die Intervalle verengen können.
Koppeln Sie das Vorsystem an. Der Slot muss aus der Auftragsquelle kommen und nicht von Hand übertragen werden: itlogist tauscht Daten mit 1C, AmoCRM, Bitrix24 und Excel aus.

Danach entscheiden die Daten: Ist der Anteil pünktlicher Lieferungen im breiten Slot dauerhaft hoch, gibt es Spielraum zum Verengen. Ist er es nicht, gibt es nichts zu verengen — dann gehören zuerst Normwerte und Planung repariert. Der Start von itlogist dauert 7 Tage, ohne langfristige Verträge, und passt für Teams von 5 bis 100 Mitarbeitern im Außendienst — die Slot-Hypothese lässt sich also an echten Aufträgen prüfen, nicht in der Theorie.

Lieferung in Zeitfenstern: Prozess aufbauen und Slots wirklich einhalten