Son kilometre teslimat optimizasyonu: günü ayakta kalan bir planla kurmak

Son kilometre neden pahalı olan kısım

Bir paleti ülkenin bir ucundan diğerine taşımak çözülmüş bir problem: büyük hacimler, az sayıda durak, öngörülebilir programlar, çok sayıda birime yayılan maliyet. Son ayak bu özelliklerin hepsini tersine çevirir. Her koli farklı bir kapıya gider, her kapı bir insanın birkaç dakikasını alır ve o zamanın maliyeti bin sipariş yerine tek siparişe bölünür.

Bu ayağı kendinden önceki her şeyden farklı davranmaya iten üç yapısal gerçek var:

• Maliyet kilometre başına değil, durak başınadır. Aynı binadaki iki adres neredeyse hiç ek maliyet çıkarmaz; şehrin iki ucundaki iki adres bir saate mal olur. Mesafe önemlidir, ama durakların sırası daha önemlidir.
• Kapasite insandır ve insan esnemez. Bir vardiyanın çalışma saati sabittir. Öğleden sonra beşte çalışma saatine yüzde on ekleyemezsiniz; bu yüzden taşan bir plan doğrudan başarısız ziyarete dönüşür.
• Müşterinin deneyimlediği tek ayak budur. Depo verimliliği görünmez; kaçırılan iki saatlik aralık görünür. Bu ayaktaki hizmet kalitesi, tekrar siparişleri başka hiçbir aşamanın yapamayacağı biçimde belirler.

Bu üçlü, küçük planlama iyileştirmelerinin burada neden hızla geri döndüğünü açıklıyor. Duraklar arasındaki boş zamanı kısaltmak sadece yakıt tasarrufu değildir — aynı ücretli vardiyaya daha fazla tamamlanmış iş sığdırır ki finans ekibinin gerçekten baktığı sayı budur.

Kayıplar gerçekte nerede saklanıyor

Bir motor satın almadan önce mevcut günün neyi kaybettiğini bulmakta fayda var. Çoğu ekipte sızıntılar egzotik değildir; hep aynı dört tanedir ve birbirini büyütürler.

• Dengesiz plan. Bir kurye öğleden sonra ikide bitirirken bir diğeri akşam sekizde hâlâ yoldadır. Dengesizlik beyaz tahtada görünmez, tamamlanma saatlerinde apaçık ortaya çıkar.
• İleri geri gidip gelme. Elle kurulan sıralar bir semtin içinde zikzak çizme eğilimindedir, çünkü planlamacı onları sokakların izin verdiği sıraya göre değil, siparişlerin geliş sırasına göre dizmiştir.
• Planla gün birbirinden ayrılır. Sabah planı bir varsayımdır. Yeni acil siparişler, bir arıza, randevusunu erteleyen bir müşteri — öğlene kalmadan kâğıttaki sürüm artık var olmayan bir günü anlatır ve kimse yeniden planlamaz, çünkü elle yeniden planlamak bir saat sürer.
• Başarısız ziyaretler. Hepsinin en pahalı kalemi: kurye gitti, bekledi ve koliyle geri döndü. Yolun bedeli iki kez ödenir, müşteri bir kez küser.

Bu sızıntıların ortak bir nedeni var. Planlamacı, olası cevaplarının sayısı hiç kimsenin değerlendirebileceğinden hızlı büyüyen bir problemi elle ve zaman baskısı altında çözmeye çalışıyor. Yirmi durak, evrenin yaşındaki saniye sayısından daha fazla sırayla dizilebilir; insan makul olanlardan birini seçer ve yoluna devam eder. Makul olan genellikle iyi olandan çok uzaktır ve kimse aradaki farkı öğrenemez, çünkü karşılaştıracak bir şey yoktur.

Optimizasyon motoru gerçekte neyi çözer

Bu görevin literatürdeki adı araç rotalama problemidir: bir adres kümesi, bir araç ya da saha çalışanı kümesi ve bir kısıt kümesi verildiğinde, işi en düşük maliyetle tamamlayan atamayı ve sırayı bulmak. Üzerinde çok çalışılmış, olgun çözücüleri olan bir problemdir ve modern planlama araçları elle yazılmış sezgisel kurallar yerine bu çözücülerin üstüne kurulur.

Pratikte önemli olan, motorun ders kitabına göre değil sizin kısıtlarınıza göre optimize etmesidir. Kullanılabilir bir plan, bugün dispeçerin kafasında tuttuğu şeylere saygı göstermek zorundadır:

• Zaman aralıkları. Müşteriyle kararlaştırılan aralık ve vardiyanın çalışma saatleri.
• Kapasite. Araca ne sığdığı ve bir kişinin bir günde gerçekçi olarak kaç iş kapatabildiği.
• Atama kuralları. Yetkinlikler, ekipman, bölgeler, her seferinde aynı teknisyeni isteyen müşteri.
• Duraktaki servis süresi. Kapıda teslim ile kurulum aynı olay değildir; ikisini eşit sayan bir plan öğleye kalmadan taşar.

itlogist'te rotalama motoru OR-Tools üzerine kuruludur ve planı kurarken teslimat aralıklarını ve kısıtları hesaba katar; bunun yanında günün operasyonel kısımları da aynı yerdedir — sipariş kabulü ve saha çalışanlarına dağıtım, harita üzerinde canlı rotalar ve işin yapıldığının sahada onaylanması. Parçaların birbirine nasıl oturduğunu bütün olarak görmek isterseniz: itlogist'te rotalama.

Motorun çözmediği şey ise veridir. Servis süreleri tahminse, adresler doğrulanmamışsa ve siparişlerin yarısı sabah on birde telefonla geliyorsa, bu girdi üzerine kurulan en iyi plan da dağılacaktır — sadece daha düzenli biçimde dağılacaktır.

Zaman aralıkları: planı belirleyen kısıt

Bir rotayı müşteriye verilen söz kadar güçlü biçimde şekillendiren başka bir şey yok. Geniş bir aralık planlamacıya durakları coğrafi olarak gruplama özgürlüğü verir; dar bir aralık sırayı dayatır ve bir kuryeyi tek bir öğleden sonrada şehrin öbür ucuna iki kez gönderebilir. Çoğu ekibin en son ayarladığı, oysa en önce ayarlaması gereken kaldıraç budur.

Çözücülerin aralıkları ele alma biçiminden birkaç pratik kural çıkıyor:

• Dar aralık ücretli bir üründür, varsayılan değil. Sözden kestiğiniz her saat bir yerde araç zamanına mal olur. Kesinliği müşterinin değer verdiği yerde sunun ve bedelini alın; her yerde vaat edip her yerde kaçırmak yerine.
• Aralıklar gerçek bir plana karşı sunulmalı. Sistemin ulaşılabilir olduğunu bildiği bir slot, operatörün görüşmeyi kapatmak için uydurduğu slottan değerlidir.
• Karışık aralıklar tekdüze olanları yener. Bazı durakların esnek olduğu bir gün, motora katı olanları soğurma alanı bırakır. Her şey acilse hiçbir şey optimize edilemez.
• Sadece tamamlanmayı değil, aralığa uyumu ölçün. Aralığının dışında teslim edilen bir sipariş aynı anda hem tamamlanmış bir iştir hem de tutulmamış bir sözdür ve tamamlanma oranında bunlardan yalnızca biri görünür.

Sözün ikinci yarısı, müşteriye durumun ne olduğunu söylemektir. Canlı durumların göründüğü bir müşteri paneli, "ne zaman gelecek" dışında hiçbir şey sormayan aramaların çoğunu ortadan kaldırır — ki dispeçeri günü asıl yönetme işinden koparan da o aramalardır.

Plandan sonraki vardiya: kontrol, istisnalar, onay

Plan, önümüzdeki sekiz saate dair bir varsayımdır. Optimizasyon ancak bu varsayım izlenip düzeltilirse karşılığını verir; planlama ekranıyla saha takip ekranının aynı sistem olması gerekmesinin nedeni de budur. Bu yükü üç yetenek taşır.

• Harita üzerinde canlı rotalar. Dispeçer her saha çalışanının plana göre nerede olduğunu görür ve gecikmeyi tepki verecek zaman varken fark eder — son iki durağı bir meslektaşına aktarır, müşteriyi uyarır, sessizce başarısız olmak yerine bilerek yeniden planlar.
• İş ilerledikçe güncellenen durumlar. Kurye her siparişin durumunu durakta değiştirir, böylece ofis günü telefon konuşmalarından yeniden kurmak zorunda kalmaz.
• Kapıda onay. Mobil arayüzdeki fotoğraf raporları ve kontrol listeleri işi, kanıtı siparişe iliştirerek kapatır. itlogist'te saha çalışanı zorunlu uygulama kurulumu olmadan mobil web arayüzünden çalışır; bu, filonun bir kısmı geçici personel veya taşeronken önem kazanır.

İstisnalar da başarılar kadar disiplin hak eder. Teslimle sonuçlanmayan bir ziyaret yine de ücretli vardiyanın bir saatini yemiştir; nedeni serbest metinle anlatılmak yerine sabit bir listeden seçilerek kaydedilirse, bir aylık bu kayıtlar size hangi bölgelerin, müşterilerin veya slotların başarısızlık ürettiğini söyler. Bir sonraki planı iyileştiren geri besleme döngüsü budur: motor sırayı optimize eder, istisna verisi girdileri düzeltir.

Altı aylık bir proje olmadan nasıl başlanır

Optimizasyon projeleri teknik nedenlerden çok organizasyonel nedenlerle takılır. Aşamalı bir yaklaşım, her şeyi aynı anda yeniden kurma tuzağından kurtarır.

• Önce adres verisini düzeltin. Bir planı yanlış avluyu gösteren koordinatlardan daha hızlı bozan bir şey yok. Bu iş gösterişsizdir ve üstündeki her şeyin tavanını belirler.
• Mevcut günü dürüstçe ölçün. Vardiya başına tamamlanan durak, duraklar arası süre, başarısız ziyaret oranı, aralığı içinde teslim edilen sipariş oranı. Bir başlangıç ölçümü olmadan yeni planın daha iyi mi yoksa sadece farklı mı olduğunu söyleyemezsiniz.
• Servis süresini iş tipine göre tahmin edin. Önce kuryelere sorun, sonra gerçek zaman damgalarıyla karşılaştırın. Çözücüler ancak bu sayı kadar iyidir.
• Sipariş kaynaklarını bağlayın. itlogist 1C, AmoCRM, Bitrix24 ve Excel ile veri alışverişi yapar; böylece siparişler yeni bir sisteme yeniden yazılmak yerine hâlihazırda kullandığınız sistemlerden gelir.
• Tek bir grupta pilot yapın. Otomatik planlamayı iki hafta boyunca tek bir bölge veya ekipte, başlangıç ölçümüne karşı çalıştırın. itlogist 7 günde devreye alınacak şekilde tasarlanmıştır, uzun vadeli sözleşme gerektirmez ve 5 ile 100 saha çalışanı arasındaki ekiplere uyar; yani pilot bir çeyrek değil, iki haftalık bir ilgi meselesidir.
• Başlangıçta haftalık gözden geçirin. Dispeçerin elle neyi değiştirdiğine bakın. Her manuel düzeltme ya modeldeki eksik bir kısıttır ya da bırakılması gereken bir alışkanlık — ikisini de bilmek işe yarar.

Bu sırayla yapıldığında optimizasyon bir yazılım satın alma işi olmaktan çıkar ve olması gereken şeye dönüşür: duraklar arasında kısalan boşluk, müşterinin güvenebileceği bir söz ve planlandığı saatte biten bir vardiya.