Optimasi pengiriman last mile: menyusun rencana harian yang benar-benar sanggup dijalankan

Mengapa last mile menjadi ruas yang mahal

Memindahkan satu palet melintasi negara sudah lama menjadi persoalan yang terpecahkan: volumenya besar, titik singgahnya sedikit, jadwalnya bisa diprediksi, dan biayanya terbagi ke banyak unit. Ruas terakhir membalik semua sifat itu. Setiap paket menuju pintu yang berbeda, setiap pintu memakan beberapa menit waktu seseorang, dan biaya waktu tersebut dibagi ke satu pesanan, bukan ke seribu.

Ada tiga fakta struktural yang membuat ruas ini berperilaku berbeda dari semua tahap sebelumnya:

• Biayanya dihitung per titik, bukan per kilometer. Dua alamat di gedung yang sama hampir tidak menambah biaya; dua alamat di sisi kota yang berlawanan memakan satu jam. Jarak memang berpengaruh, tetapi urutan titik singgah jauh lebih menentukan.
• Kapasitasnya adalah manusia, dan manusia tidak elastis. Satu shift punya jumlah jam kerja yang tetap. Anda tidak bisa menambah sepuluh persen jam kerja pada pukul lima sore, jadi rencana yang melar hanya akan berubah menjadi kunjungan gagal.
• Hanya ruas inilah yang dirasakan pelanggan. Produktivitas gudang tidak terlihat; slot dua jam yang meleset sangat terlihat. Kualitas layanan di ruas ini mendorong pesanan ulang dengan cara yang tidak bisa ditiru tahap mana pun.

Kombinasi itulah yang membuat perbaikan kecil pada perencanaan cepat sekali balik modal di sini. Memangkas waktu menganggur di antara titik singgah bukan sekadar menghemat bahan bakar — ia menambah jumlah pekerjaan yang tuntas dalam shift berbayar yang sama, dan angka itulah yang benar-benar diperhatikan tim keuangan.

Di mana kerugian sebenarnya bersembunyi

Sebelum membeli mesin optimasi, ada baiknya mencari tahu dulu apa yang hilang dari hari kerja Anda saat ini. Di kebanyakan tim, kebocorannya tidak eksotis; itu-itu saja, ada empat, dan efeknya saling menumpuk.

• Rencana yang timpang. Satu kurir sudah selesai pukul dua siang sementara rekannya masih bekerja pukul delapan malam. Ketimpangan ini tidak terlihat di papan tulis, tetapi terpampang jelas pada catatan waktu penyelesaian.
• Rute bolak-balik. Urutan yang disusun manual cenderung zigzag melintasi satu kawasan, karena perencana menyusunnya sesuai urutan pesanan masuk, bukan sesuai urutan yang dimungkinkan oleh jalan.
• Rencana dan kenyataan berpisah jalan. Rencana pagi hanyalah hipotesis. Pesanan mendesak yang baru datang, kendaraan mogok, pelanggan yang minta jadwal ulang — menjelang siang, versi di atas kertas sudah menggambarkan hari yang tidak lagi ada, dan tidak ada yang menyusun ulang karena menyusun ulang secara manual makan waktu sejam.
• Kunjungan gagal. Ini pos paling mahal: kurir sudah berkendara, menunggu, lalu pulang membawa kembali paketnya. Perjalanannya dibayar dua kali dan pelanggannya kecewa satu kali.

Semua kebocoran itu berakar pada satu sebab yang sama. Perencana sedang memecahkan, dengan tangan dan di bawah tekanan waktu, sebuah persoalan yang jumlah kemungkinan jawabannya tumbuh jauh lebih cepat daripada kemampuan siapa pun menilainya. Dua puluh titik singgah bisa disusun dalam lebih banyak urutan daripada jumlah detik sepanjang usia alam semesta; manusia memilih satu susunan yang masuk akal lalu melanjutkan pekerjaan. Yang masuk akal biasanya masih jauh dari yang bagus, dan tidak ada yang pernah tahu seberapa jauh, karena tidak ada pembandingnya.

Apa yang sebenarnya dipecahkan oleh mesin optimasi

Nama formal persoalan ini adalah vehicle routing problem: diberikan sekumpulan alamat, sekumpulan kendaraan atau petugas lapangan, dan sekumpulan batasan, carilah pembagian tugas serta urutan yang menuntaskan pekerjaan dengan biaya terendah. Ini persoalan yang sudah lama diteliti dengan solver yang matang, dan perangkat perencanaan modern dibangun di atas solver tersebut, bukan di atas heuristik buatan tangan.

Yang penting dalam praktik adalah mesin itu mengoptimalkan sesuai batasan Anda, bukan sesuai buku teks. Rencana yang layak pakai harus menghormati hal-hal yang saat ini disimpan dispatcher di kepalanya:

• Slot waktu. Rentang yang disepakati dengan pelanggan, sekaligus jam kerja shift.
• Kapasitas. Apa yang muat di kendaraan, dan berapa banyak pekerjaan yang realistis bisa ditutup seseorang dalam sehari.
• Aturan penugasan. Keahlian, peralatan, wilayah, serta pelanggan yang bersikeras selalu dilayani teknisi yang sama.
• Durasi layanan di lokasi. Serah terima di depan pintu dan pekerjaan instalasi bukan peristiwa yang sama, dan rencana yang menyamakan keduanya sudah akan melar sebelum tengah hari.

Di itlogist, mesin peruteannya dibangun di atas OR-Tools dan memperhitungkan slot pengiriman serta batasan lain saat menyusun rencana, berdampingan dengan bagian operasional hari itu — penerimaan pesanan dan pendistribusiannya ke petugas lapangan, rute langsung di peta, dan konfirmasi di lokasi bahwa pekerjaan sudah selesai. Kalau Anda ingin melihat gambaran utuh bagaimana semua bagian itu menyatu, lihat Perutean di itlogist.

Yang tidak bisa dipecahkan mesin optimasi adalah data. Kalau durasi layanan hanya ditebak, alamat belum diverifikasi, dan separuh pesanan baru masuk lewat telepon pukul sebelas pagi, rencana optimal yang dibangun dari masukan seperti itu tetap akan berantakan — hanya saja berantakannya jadi lebih rapi.

Slot waktu: batasan yang menentukan rencana

Tidak ada yang membentuk rute sekuat janji yang diberikan kepada pelanggan. Slot yang lebar memberi perencana keleluasaan mengelompokkan titik singgah secara geografis; slot yang sempit memaksa urutan tertentu dan bisa membuat kurir menyeberangi kota dua kali dalam satu sore. Inilah tuas yang paling terakhir disetel kebanyakan tim, padahal seharusnya disetel paling awal.

Dari cara solver memperlakukan slot, muncul beberapa aturan praktis:

• Slot sempit itu produk berbayar, bukan pengaturan bawaan. Setiap jam yang Anda pangkas dari janji akan menghabiskan waktu kendaraan di tempat lain. Tawarkan ketepatan di tempat yang pelanggannya memang menghargai itu dan pasang tarifnya, alih-alih menjanjikannya di mana-mana lalu melesetkannya.
• Slot harus ditawarkan berdasarkan rencana yang nyata. Slot yang sistemnya tahu memang terjangkau jauh lebih berharga daripada slot yang dikarang operator demi menutup satu panggilan telepon.
• Campuran slot lebih baik daripada slot seragam. Hari kerja yang sebagian titiknya fleksibel memberi mesin ruang untuk menyerap titik-titik yang kaku. Kalau semuanya mendesak, tidak ada lagi yang bisa dioptimalkan.
• Ukur kepatuhan pada slot, bukan sekadar penyelesaian. Pesanan yang diantar di luar slotnya adalah pekerjaan selesai dan janji yang dilanggar sekaligus, dan hanya satu dari keduanya yang muncul di angka tingkat penyelesaian.

Separuh sisa dari janji itu adalah memberi tahu pelanggan bagaimana situasinya. Portal pelanggan dengan status langsung menghapus sebagian besar panggilan yang isinya hanya menanyakan kapan — dan panggilan semacam itulah yang menyeret dispatcher menjauh dari pekerjaan mengelola hari kerja yang sesungguhnya.

Shift setelah rencana: kontrol, pengecualian, konfirmasi

Rencana adalah asumsi tentang delapan jam ke depan. Optimasi baru terbayar kalau asumsi itu dipantau dan dikoreksi, dan karena itulah layar perencanaan dan layar pelaksanaan harus berada dalam satu sistem yang sama. Ada tiga kemampuan yang memikul beban tersebut.

• Rute langsung di peta. Dispatcher melihat posisi tiap petugas lapangan terhadap rencana dan menyadari keterlambatan selagi masih ada waktu bereaksi — memindahkan dua titik terakhir ke rekan lain, memberi tahu pelanggan, menjadwalkan ulang secara sadar alih-alih gagal diam-diam.
• Status yang diperbarui seiring jalannya pekerjaan. Kurir mengubah status tiap pesanan langsung di lokasi, sehingga kantor tidak perlu merekonstruksi jalannya hari dari percakapan telepon.
• Konfirmasi di depan pintu. Laporan foto dan checklist di antarmuka mobile menutup pekerjaan dengan bukti yang menempel pada pesanannya. Di itlogist, petugas lapangan bekerja lewat antarmuka web mobile tanpa wajib memasang aplikasi, dan itu penting ketika sebagian armada Anda adalah tenaga sementara atau subkontraktor.

Pengecualian pantas mendapat disiplin yang sama dengan keberhasilan. Kunjungan yang berakhir tanpa serah terima tetap menghabiskan satu jam dari shift berbayar, dan kalau alasannya dicatat dari daftar tetap alih-alih diketik bebas, catatan sebulan akan memberi tahu Anda wilayah, pelanggan, atau slot mana yang melahirkan kegagalan. Itulah putaran umpan balik yang membuat rencana berikutnya lebih baik: mesin mengoptimalkan urutannya, data pengecualian membenahi masukannya.

Cara memulai tanpa proyek berdurasi enam bulan

Proyek optimasi jauh lebih sering mandek karena alasan organisasi ketimbang alasan teknis. Pendekatan bertahap menghindarkan Anda dari jebakan klasik: membangun ulang semuanya sekaligus.

• Bereskan data alamat lebih dulu. Tidak ada yang menurunkan mutu rencana secepat koordinat yang menunjuk ke halaman gedung yang salah. Pekerjaan ini memang tidak keren, tetapi ia menentukan langit-langit dari segala hal di atasnya.
• Ukur hari kerja yang sekarang secara jujur. Jumlah titik yang tuntas per shift, waktu antartitik, porsi kunjungan gagal, porsi pesanan yang diantar di dalam slotnya. Tanpa garis dasar, Anda tidak bisa tahu apakah rencana baru itu lebih baik atau sekadar berbeda.
• Perkirakan durasi layanan menurut jenis pekerjaan. Tanyakan kepada kurir, lalu cocokkan dengan catatan waktu yang nyata. Kualitas solver tidak akan melampaui kualitas angka ini.
• Sambungkan sumber pesanannya. itlogist bertukar data dengan 1C, AmoCRM, Bitrix24, dan Excel, sehingga pesanan datang dari sistem yang sudah Anda jalankan, bukan diketik ulang ke sistem baru.
• Uji coba pada satu kelompok. Jalankan perencanaan otomatis untuk satu wilayah atau satu tim selama dua minggu dan bandingkan dengan garis dasar tadi. itlogist dirancang untuk peluncuran dalam 7 hari, bekerja tanpa kontrak jangka panjang, dan cocok untuk tim berisi 5 sampai 100 petugas lapangan, jadi uji coba hanya menyita perhatian selama dua pekan, bukan satu kuartal.
• Pada awalnya, tinjau setiap minggu. Perhatikan apa saja yang ditimpa dispatcher secara manual. Setiap koreksi manual berarti salah satu dari dua hal: ada batasan yang belum masuk model, atau ada kebiasaan lama yang layak ditinggalkan — dan keduanya berguna untuk diketahui.

Dikerjakan dengan urutan seperti ini, optimasi berhenti menjadi sekadar pembelian perangkat lunak dan berubah menjadi hal yang semestinya: jeda yang lebih pendek antartitik, janji yang bisa diandalkan pelanggan, dan shift yang berakhir tepat pada waktu yang direncanakan.