Satış noktası ziyaret planı: ziyaret sıklığı, takvim ve rota

Ziyaret planı nelerden oluşur

Dağıtımdaki saha çalışmasını dört katmana ayırmak işe yarar. Her katmanın kendi planlama ufku ve kendi hata bedeli vardır.

• Bölge ve adres tabanı. Temsilciye bağlı aktif ve potansiyel noktaların listesi: koordinat, format, çalışma saatleri ve yetkili kişi bilgisiyle. Müşteri tabanı değiştikçe gözden geçirilir.
• Ziyaret sıklığı. Her noktaya bir döngüde kaç kez uğranacağı. Temsilcinin tercihiyle değil, segmentasyon kurallarıyla belirlenir.
• Nokta ziyaret takvimi. Ziyaretlerin döngü günlerine dağılımı: temsilci belirli bir mağazaya haftanın hangi günü gidiyor.
• Günün rotası. O güne atanmış noktaların dolaşma sırası; çalışma saatleri ve yol süresi hesaba katılarak.

Tipik hata, doğrudan rotadan başlamaktır. Temsilci bildiği adreslerden rahat bir güzergâh çizer, yol kısa çıkar, ama ulaşması zahmetli olan noktalar bu güzergâhtan sistematik biçimde düşer. Yanlış adres kümesi üzerinde kısa bir yol, bölgenin düzenli ziyaret edildiği anlamına gelmez.

Doğru sıra tam tersidir: önce taban ve sıklık, sonra iş yükünün mesai saatlerine sığıp sığmadığının kontrolü, ardından haftanın günleri ve ancak bundan sonra dolaşma sırası. Her katman bir sonrakini sınırlar. Sıklık fazla yüksek tutulmuşsa hiçbir gün dağılımı bunu kurtarmaz; günler coğrafya gözetilmeden atanmışsa gün içindeki rota şehrin dört bir yanında dolanır.

Her katmanın sorumlusunu da netleştirmek gerekir. Tabanı ve sıklığı bölge müdürü ya da süpervizör onaylar: bu, şirketin saha ekibinin zamanını nereye yatırdığına dair bir karardır. Gün dağılımını temsilciyle birlikte kurmak iyi sonuç verir — semtlerin ve mağazaların özelliklerini o bilir. Gün içindeki dolaşma sırasını ise otomatik hesaplatmak, çalışana adresleri kendi keyfine göre değiştirme hakkı değil, sapmayı bildirme hakkı bırakmak daha doğrudur.

Ziyaret sıklığı: noktaları değerine göre segmentlere ayırmak

Bütün noktalara aynı sıklıkla gitmek, planın en pahalı biçimidir. Geniş raflı büyük bir mağaza ile küçük bir büfe farklı ilgi gerektirir; ikisine de haftada bir uğranırsa temsilcinin zamanı karşılığını vermeyen yere gider.

Temel araç, müşteri tabanının segmentasyonudur. Çoğunlukla birkaç aylık sevkiyat verisi üzerinden ABC analizi yapılır ve bu, niteliksel ölçütlerle tamamlanır:

• Hacim ve potansiyel. Mevcut sevkiyatlar ve ürün gamı iyi temsil edildiğinde noktanın ne kadar alabileceğine dair tahmin.
• Format ve kanal. Zincir mağaza, bağımsız perakende, HoReCa, eczane — her birinin sipariş döngüsü ve raf düzeni beklentisi farklıdır.
• Stratejik önem. Yeni gelişen bir semtteki nokta, rakibin agresif teşhir yaptığı mağaza, yeni bağlanma aşamasındaki müşteri.
• Tedarik döngüsü. Mağaza iki haftada bir sipariş veriyorsa, sırf sipariş almak için haftalık ziyarete gerek yoktur.

Segmentlerden bir sıklık matrisi çıkar: her kategori için döngü başına ziyaret sayısı ve ziyaret süresi normu. Örneğin A kategorisine haftada bir kapsamlı ziyaret, B'ye iki haftada bir, C'ye ayda bir kısa raf kontrolü yapılabilir. Somut değerler ürün kategorisine ve müşterilerle yapılan anlaşmalara bağlıdır; bu yüzden başkasının prosedüründen kopyalanmaz, kendi verinizden çıkarılır.

Segmentasyon düzenli olarak, örneğin üç ayda bir gözden geçirilir. Sevkiyatı büyüyen nokta üst kategoriye çıkar ve daha çok ziyaret alır; sipariş vermeyi bırakan nokta ise temsilcinin zamanını umut vadeden adreslere bırakır.

Potansiyel müşteriler için ayrı bir kural gerekir. Planda onlara yer ayırmazsanız çalışan yalnızca mevcut tabanı dolaşır ve bölge büyümeyi bırakır. Genellikle yeni müşteri kazanımına döngü başına sınırlı sayıda ziyaret ayrılır ve her temasın sonucu kayda geçer: ilgi, ret, yeniden görüşme sözü.

İş yükü: bir iş gününe kaç nokta sığar

Sıklık belirlendikten sonra planın uygulanabilirliği sınanmalıdır. Hesabı döngü başına dakika cinsinden yapmak kolaydır: her nokta için ziyaret sayısı ziyaret süresiyle çarpılır, sonuçlar toplanır ve toplama adresler arası yol süresi eklenir.

Bu ihtiyaç, temsilcinin kullanılabilir zamanıyla karşılaştırılır. Mesai gününden şunlar düşülür:

• İlk noktaya gidiş ve dönüş yolu. Geniş bölgelerde bu, günün gözle görülür bir parçasıdır ve sık sık unutulur.
• Noktalar arası geçişler. Yapı yoğunluğuna, trafiğe ve günlerin semtlere ne kadar akıllıca gruplandığına bağlıdır.
• Mağazadaki bekleme. Reyon sorumlusu meşguldür, mal kabul sürüyordur, aranan kişi yemektedir — bu süre kaçınılmazdır ve plana konmalıdır.
• İdari işler. Raporlar, sipariş onayları, toplantılar ve süpervizörle iletişim.

İhtiyaç kullanılabilir zamanı aşıyorsa üç seçenek vardır: alt kategorilerde sıklığı düşürmek, noktadaki adımları standartlaştırarak ziyaret normunu kısaltmak ya da bölgeyi bölmek. Bu karar plan aşamasında verilmelidir. Aksi halde sorun kendini gösterir: temsilci hangi ziyaretleri atlayacağını seçmeye başlar ve tercih neredeyse her zaman kolay adreslerden yana olur.

Yükü bölgeler arasında dengelemek de faydalıdır. Bir çalışanın planı günü tam doldururken komşusunun boş vakti kalıyorsa, bölge sınırındaki noktaları yeniden paylaştırmak, yükü ağır olan kişiyi hızlandırmaya çalışmaktan daha çok kazandırır.

Yük kontrolü her önemli değişiklikte tekrarlanmalıdır: yeni bir zincirin bağlanması, ürün gamının genişlemesi, trafiğin mevsimsel artması. İlkbaharda uygulanabilir olan bir plan, nokta tabanında tek bir değişiklik olmadan sonbaharda güne sığmayabilir.

Nokta ziyaret takvimi: döngü günlerine dağıtım

Takvim, temsilcinin belirli bir noktaya hangi gün gideceği sorusuna cevap verir. İyi bir takvim istikrarlıdır: mağaza temsilcinin salı günleri uğradığını bilir ve siparişini o güne hazırlar, çalışan da her ziyareti ayrıca ayarlamakla vakit kaybetmez.

Dağıtım adım adım kurulur:

• Döngü uzunluğunu seçin. Matriste iki haftada bir veya ayda bir ziyaretler varsa döngü bunları kapsamalıdır — örneğin haftalık iskeleti tekrarlanan dört haftalık bir döngü.
• Bölgeyi günlük alanlara bölün. Haftanın her gününe derli toplu bir semt düşsün ki gün içindeki geçişler kısa olsun.
• Katı koşullu noktaları önce yerleştirin. Sabit sipariş kabul günü, dar çalışma saatleri veya sözleşmeye bağlı ziyaret günü olan mağazalar ilk sıraya konur.
• Sık ziyaretleri eşit aralıklarla dağıtın. Haftada iki ziyaret alan bir nokta bunları peş peşe günlerde değil, makul aralıklarla almalıdır.
• Seyrek ziyaretleri yayın. C kategorisindeki noktalar, hiçbir hafta aşırı yüklenmeyecek biçimde döngünün haftalarına dağıtılır.
• Yedek pay bırakın. Günün bir bölümü yeni noktalara, plan dışı ziyaretlere ve mağaza kapalıysa tekrar uğramaya ayrılsın.

Dağıtımdan sonra iş yükünü her gün için ayrı ayrı kontrol edin. Haftalık ortalama normal görünürken pazartesi uygulanamaz çıkabilir. Tatiller, izinler ve tadilat nedeniyle kapanan noktalar için de önceden tanımlı kurallar gerekir: hangi ziyaretler komşu güne aktarılır, hangileri bir sonraki döngüye kadar atlanır.

Gün içinde satış temsilcisi rotası

Satış temsilcisi rotası, o güne atanmış noktaların dolaşma sırasıdır. Adres sayısı azken iş basit görünür: haritada birleştirir ve yola çıkarsınız. Zorluk kısıtlardan doğar.

Çalışma saatleri ve mal kabul pencereleri. Kimi mağazalar temsilcileri yalnızca sabah kabul eder, kimileri öğle arasına kapanır, kimilerinde ise boşaltma sırasında reyon sorumlusuna gitmenin anlamı yoktur. Öncelikler. A kategorisi noktalar ve sipariş süresi dolmak üzere olan ziyaretler, aksilik çıksa bile güne girmelidir. Ziyaret süreleri. Kısa bir uğrama ile teşhir düzenlemeli tam bir ziyaret, günün kalanını farklı biçimde kaydırır. Başlangıç ve bitiş. Rota evden, ofisten veya depodan başlayabilir; buna göre en iyi sıralama değişir.

On adres ve birkaç zaman penceresiyle bile dolaşma seçeneklerinin sayısı kafadan hesaplanamayacak kadar büyür. Çalışan alışık olduğu sırayı seçer; rota işler görünür ama gereksiz geri dönüşler ve kapalı kapı önünde beklemeler barındırır. Özünde bu, kurye teslimatındakiyle aynı araç rotalama problemidir (VRP) ve duvardaki haritayla değil, optimizasyon algoritmalarıyla çözülür.

Sapma durumunda ne yapılacağını ayrıca kurgulayın. Nokta kapalıysa ya da ziyaret uzadıysa rotanın kalanı yeniden kurulmalı, atlanan ziyaret ise tekrar uğrama listesine alınmalı veya gerekçesiyle işaretlenmelidir. Aksi halde hafta sonuna doğru planda kimsenin görmediği sessiz atlamalar birikir.

Faydalı bir alışkanlık, planlanan rotayı gerçekleşenle karşılaştırmaktır. Farklar, planın gerçeklikten nerede koptuğunu gösterir: mağaza sürekli belirtilenden geç açılıyordur, belirli bir noktadaki ziyaret hep normun üstünde sürüyordur, yoğun saatlerde merkezden geçiş hesaplanandan belirgin biçimde uzun sürüyordur. Bu gözlemlerin her biri plana geri döner: nokta kartındaki çalışma saatleri, ziyaret normu ya da günlük alanın sınırları güncellenir.

Uygulamanın takibi ve planın otomasyonu

Ziyaret planının anlamı, ancak nasıl uygulandığı görülebiliyorsa vardır. Asgari gösterge seti şöyledir:

• Ziyaret planının gerçekleşmesi — çalışan ve nokta kategorisi bazında, planlananlara göre gerçekleşen ziyaretlerin oranı.
• Taban kapsamı — aktif noktaların kaçına döngü içinde en az bir kez uğranmış.
• Tekrarlayan atlamalar — takvimden üst üste iki döngü düşen noktalar.
• Plan dışı ziyaretler — o günün takviminde olmayan noktalara yapılan uğramalar.
• Aksama nedenleri — kapalıydı, yetkili yoktu, zaman yetmedi.

Plan bir tabloda yaşadığında bu göstergeler elle ve gecikmeli toplanır, ziyaretin kanıtı da çalışanın sözüne kalır. itlogist'te plan ile gerçekleşen aynı sistemdedir: ziyaret görevleri uygulayıcılara dağıtılır, rotalar harita üzerinde gerçek zamanlı görünür, dolaşma sırasını ise zaman pencerelerini ve kısıtları gözeten, OR-Tools tabanlı optimizasyon motoru hesaplar. Temsilci, fotoğraf raporları ve kontrol listeleri olan mobil uygulamada ya da kurulum gerektirmeyen mobil web arayüzünde çalışır; ziyaretin tamamlandığı ise yerinde onaylanır. Bunun saha ekipleri için nasıl kurgulandığı Dağıtım yönetimi sayfasında toplanmıştır.

Nokta tabanını elle taşımanız gerekmez: 1C, AmoCRM, Bitrix24 ve Excel entegrasyonları mevcut. Devreye alma 7 gün sürer, uzun vadeli sözleşme yoktur; çözüm 5 ila 100 uygulayıcılı ekipler için tasarlanmıştır. Makul yol, plan gerçekleşme göstergelerinizi bugünkü haliyle kayda geçirmek, tek bir bölgede pilot başlatmak ve sonucu bir iki döngü sonra karşılaştırmaktır.