Wie oft sollte ein Außendienstmitarbeiter eine Verkaufsstelle besuchen?

Eine allgemeingültige Norm gibt es nicht. Die Frequenz ergibt sich aus der Segmentierung: Absatzvolumen und Potenzial, Format und Kanal, strategische Bedeutung und Bestellzyklus. Daraus entsteht eine Matrix, in der jede Kategorie ihre eigene Zahl an Terminen pro Zyklus und ihre eigene Richtzeit hat. Die Matrix wird regelmäßig überprüft, zum Beispiel einmal im Quartal.

Wie viele Verkaufsstellen schafft ein Mitarbeiter pro Tag?

Das ist eine Rechengröße und keine Vorgabe aus einer Richtlinie. Ziehen Sie vom Arbeitstag den Hin- und Rückweg, die Fahrten zwischen den Stationen, Wartezeiten in den Läden und die administrative Arbeit ab und teilen Sie den Rest durch die Richtzeiten der jeweiligen Kategorien. Prüfen Sie die Auslastung für jeden Tag einzeln: Der Wochendurchschnitt verdeckt überladene Tage.

Worin unterscheidet sich der Besuchsplan von der Tagesroute?

Der Besuchsplan legt fest, welche Adressen betreut werden, wie oft und an welchem Tag des Zyklus. Die Route ist die Reihenfolge der Anfahrt für die Adressen, die bereits einem konkreten Tag zugeordnet sind. Eine Route ohne Plan wird zwar kurz, lässt aber die unbequemen Adressen herausfallen — deshalb beginnt man mit dem Plan.

Sollte jede Verkaufsstelle einen festen Besuchstag haben?

Für die meisten regelmäßigen Kunden ja: Ein fester Tag erlaubt dem Laden, die Bestellung vorzubereiten, und erspart dem Mitarbeiter die Abstimmung. Flexibilität bleibt für seltene Termine, neue Kunden und die Reserve für ungeplante Stopps.

Was tun, wenn der Besuchsplan regelmäßig nicht erfüllt wird?

Finden Sie die Ebene, auf der es klemmt. Fehlt jeden Tag Zeit, ist die Frequenz zu hoch angesetzt oder das Gebiet zu groß. Häufen sich die Ausfälle an einzelnen Tagen, ist die Verteilung auf die Tageszonen schief. Ist Zeit da und Termine fallen trotzdem aus, braucht es eine Kontrolle mit Bestätigung vor Ort und dokumentierten Ausfallgründen.

Besuchsplan für Verkaufsstellen richtig aufbauen

Ein Besuchsplan für Verkaufsstellen beantwortet drei Fragen: Welche Geschäfte betreut ein Mitarbeiter, wie oft ist er dort und an welchem Wochentag. Die Tagesroute ist die Folge dieses Plans — und nicht sein Ersatz. Fehlt der Plan, verteilen sich die Besuche nach Gewohnheit: bequeme und loyale Läden bekommen jede Woche Aufmerksamkeit, weit entfernte und schwierige Adressen fallen einen Monat lang aus, und das Gebiet wirkt nur im Report betreut. Wir zeigen, wie Sie den Kundenstamm segmentieren, die Frequenz festlegen, die Auslastung prüfen und einen Tourenplan bauen, der einem echten Arbeitstag standhält.

Woraus ein Besuchsplan besteht

Die Außendienstarbeit in der Distribution lässt sich in vier Ebenen zerlegen. Jede hat ihren eigenen Planungshorizont und ihren eigenen Preis für Fehler.

Gebiet und Adressbasis. Die Liste der aktiven und potenziellen Geschäfte, die einem Mitarbeiter zugeordnet sind — mit Koordinaten, Format, Öffnungszeiten und Ansprechpartner. Sie wird überarbeitet, sobald sich der Kundenstamm ändert.
Besuchsfrequenz. Wie oft eine Adresse pro Zyklus angefahren werden muss. Das legen Segmentierungsregeln fest, nicht die Vorlieben des Mitarbeiters.
Tourenplan. Die Verteilung der Besuche auf die Tage des Zyklus: an welchem Wochentag der Mitarbeiter in einem bestimmten Laden erscheint.
Tagesroute. Die Reihenfolge der Anfahrt für alle heute eingeplanten Adressen, abgestimmt auf Öffnungszeiten und Fahrzeit.

Ein typischer Fehler besteht darin, sofort mit der Route anzufangen. Der Mitarbeiter legt einen bequemen Weg über vertraute Adressen, der Weg wird kurz — aber systematisch fallen genau die Geschäfte heraus, die umständlich zu erreichen sind. Eine kurze Strecke über den falschen Satz Adressen macht ein Gebiet nicht betreut.

Die richtige Reihenfolge ist umgekehrt: zuerst Adressbasis und Frequenz, dann die Prüfung, ob die Auslastung in die Arbeitszeit passt, danach die Wochentage und erst zum Schluss die Reihenfolge der Anfahrt. Jede Ebene begrenzt die nächste. Ist die Frequenz zu hoch angesetzt, rettet keine Verteilung auf Wochentage den Plan; und sind die Tage ohne Rücksicht auf die Geografie vergeben, mäandert die Route innerhalb des Tages quer durch die Stadt.

Klären Sie außerdem, wer für welche Ebene verantwortlich ist. Adressbasis und Frequenz verantwortet der Vertriebsleiter oder Supervisor: Das ist die Entscheidung darüber, wo das Unternehmen die Zeit seines Außendienstes investiert. Die Verteilung auf Wochentage entsteht am besten gemeinsam mit dem Mitarbeiter — er kennt die Eigenheiten der Stadtteile und Läden. Die Reihenfolge innerhalb des Tages rechnet man besser automatisch und lässt dem Mitarbeiter das Recht, eine Abweichung zu melden, statt Adressen nach eigenem Ermessen umzustellen.

Besuchsfrequenz: Segmentierung nach Wertigkeit

Die gleiche Frequenz für alle Adressen ist die teuerste Variante eines Plans. Ein großer Markt mit breitem Regal und ein kleiner Kiosk brauchen unterschiedlich viel Aufmerksamkeit — fährt man beide einmal pro Woche an, fließt die Zeit des Mitarbeiters dorthin, wo sie sich nicht rechnet.

Das Basiswerkzeug ist die Segmentierung des Kundenstamms. Meist nutzt man eine ABC-Analyse der Abverkäufe mehrerer Monate und ergänzt sie um qualitative Merkmale:

Volumen und Potenzial. Die aktuellen Lieferungen und die Einschätzung, wie viel ein Laden bei guter Sortimentspräsenz abnehmen könnte.
Format und Kanal. Filialist, unabhängiger Einzelhandel, HoReCa, Apotheke — jeder Kanal hat seinen eigenen Bestellzyklus und eigene Anforderungen an die Platzierung.
Strategische Bedeutung. Eine Adresse in einem neuen Stadtteil, ein Markt mit aktiver Zweitplatzierung des Wettbewerbs, ein Kunde in der Anbindungsphase.
Lieferzyklus. Bestellt ein Laden nur alle zwei Wochen, braucht er keinen wöchentlichen Besuch allein wegen der Order.

Aus den Segmenten entsteht eine Frequenzmatrix: für jede Kategorie die Zahl der Besuche pro Zyklus und eine Richtzeit je Besuch. Kategorie A lässt sich zum Beispiel wöchentlich mit einem ausführlichen Termin bedienen, B alle zwei Wochen, C einmal im Monat mit einer kurzen Regalprüfung. Die konkreten Werte hängen von der Warengruppe und den Absprachen mit den Kunden ab — leiten Sie sie aus den eigenen Daten ab, statt sie aus fremden Richtlinien zu kopieren.

Die Segmentierung gehört regelmäßig überprüft, etwa einmal im Quartal. Eine Adresse, die im Absatz gewachsen ist, steigt in der Kategorie auf und bekommt mehr Termine; eine, die nicht mehr bestellt, gibt Zeit für aussichtsreichere Kunden frei.

Für potenzielle Kunden braucht es eine eigene Regel. Bekommen sie keinen festen Platz im Plan, arbeitet der Mitarbeiter nur den bestehenden Stamm ab und das Gebiet hört auf zu wachsen. Üblich ist, eine begrenzte Zahl von Akquise-Terminen pro Zyklus zu reservieren und das Ergebnis jedes Kontakts festzuhalten: Interesse, Absage, Vereinbarung eines Folgetermins.

Auslastung: Wie viele Adressen in einen Arbeitstag passen

Steht die Frequenz, muss der Plan auf Machbarkeit geprüft werden. Am einfachsten rechnet man in Minuten pro Zyklus: Für jede Adresse wird die Zahl der Besuche mit der Richtzeit multipliziert, die Ergebnisse werden addiert, und zur Summe kommt die Fahrzeit zwischen den Stationen.

Diesen Bedarf vergleichen Sie mit der verfügbaren Zeit des Mitarbeiters. Vom Arbeitstag gehen ab:

Hin- und Rückweg. Auf großen Gebieten ist die Anfahrt zur ersten Adresse und zurück ein spürbarer Teil des Tages — und wird oft vergessen.
Fahrten zwischen den Stationen. Sie hängen von der Bebauungsdichte, vom Verkehr und davon ab, wie sauber die Tage nach Stadtteilen gebündelt sind.
Wartezeit im Laden. Der Einkäufer ist beschäftigt, gerade läuft die Warenannahme, die zuständige Person ist in der Pause — solche Zeit ist unvermeidlich und gehört in den Plan.
Administrative Arbeit. Reports, Abstimmung von Bestellungen, Meetings und Rücksprachen mit dem Supervisor.

Übersteigt der Bedarf die verfügbare Zeit, gibt es drei Wege: die Frequenz der unteren Kategorien senken, die Richtzeit je Termin durch standardisierte Abläufe im Laden kürzen oder das Gebiet teilen. Diese Entscheidung gehört in die Planungsphase. Sonst zeigt sich das Problem von allein: Der Mitarbeiter beginnt auszuwählen, welche Termine er ausfallen lässt — und die Wahl fällt fast immer auf die bequemen Adressen.

Es lohnt sich, die Auslastung auch zwischen Gebieten anzugleichen. Wenn der Plan bei einem Kollegen den Tag randvoll füllt und beim Nachbarn Luft bleibt, bringt ein Tausch der Adressen an der Gebietsgrenze mehr als der Versuch, den überlasteten Mitarbeiter zu beschleunigen.

Wiederholen Sie die Prüfung bei jeder relevanten Änderung: neue Handelskette, erweitertes Sortiment, saisonal dichterer Verkehr. Ein Plan, der im Frühjahr machbar war, passt im Herbst womöglich nicht mehr in den Tag — ganz ohne Änderung am Kundenstamm.

Tourenplan: Die Verteilung auf die Tage des Zyklus

Der Tourenplan beantwortet die Frage, an welchem Tag der Mitarbeiter in einem bestimmten Geschäft erscheint. Ein guter Plan ist stabil: Der Laden weiß, dass der Außendienst dienstags kommt, und legt die Bestellung auf diesen Tag; der Mitarbeiter verliert keine Zeit mit der Abstimmung jedes einzelnen Termins.

Die Verteilung entsteht in Schritten:

Legen Sie die Zykluslänge fest. Enthält die Matrix Termine alle zwei Wochen oder einmal monatlich, muss der Zyklus sie fassen — etwa vier Wochen mit einem sich wiederholenden Wochengerüst.
Teilen Sie das Gebiet in Tageszonen. Jedem Wochentag ein kompaktes Viertel, damit die Fahrten innerhalb des Tages kurz bleiben.
Setzen Sie Adressen mit harten Bedingungen zuerst. Läden mit festen Annahmetagen, engen Öffnungszeiten oder vertraglich vereinbartem Besuchstag werden als Erstes platziert.
Verteilen Sie häufige Termine gleichmäßig. Ein Geschäft mit zwei Terminen pro Woche sollte sie in sinnvollem Abstand bekommen und nicht an zwei aufeinanderfolgenden Tagen.
Ziehen Sie seltene Termine auseinander. Adressen der Kategorie C verteilen Sie so über die Wochen des Zyklus, dass keine Woche überladen ist.
Lassen Sie eine Reserve. Ein Teil des Tages bleibt frei für neue Kunden, ungeplante Termine und den zweiten Anlauf, wenn ein Laden geschlossen war.

Prüfen Sie nach der Verteilung die Auslastung jedes einzelnen Tages. Der Wochendurchschnitt kann unauffällig aussehen, während der Montag schlicht nicht machbar ist. Auch für Feiertage, Urlaube und Umbauschließungen braucht es vorab beschriebene Regeln: Welche Termine rücken auf den Nachbartag, welche entfallen bis zum nächsten Zyklus?

Die Route des Außendienstmitarbeiters im Tagesverlauf

Die Route des Außendienstmitarbeiters ist die Reihenfolge, in der die für den Tag eingeplanten Adressen angefahren werden. Solange es wenige sind, wirkt die Aufgabe simpel: auf der Karte verbinden und losfahren. Schwierig wird sie durch die Einschränkungen.

Öffnungszeiten und Annahmefenster. Manche Läden empfangen den Außendienst nur vormittags, andere schließen mittags, im dritten hat ein Gespräch mit dem Einkäufer während der Entladung keinen Zweck. Prioritäten. Adressen der Kategorie A und Termine mit Bestellfrist müssen auch bei Störungen in den Tag passen. Dauer der Termine. Eine kurze Stippvisite und ein vollwertiger Besuch mit Regalpflege verschieben den Rest des Tages völlig unterschiedlich. Start und Ziel. Eine Tour kann zu Hause, im Büro oder am Lager beginnen — und das verändert die optimale Reihenfolge.

Schon bei einem Dutzend Adressen und einigen Zeitfenstern wird die Zahl der möglichen Reihenfolgen zu groß, um sie im Kopf durchzugehen. Der Mitarbeiter wählt die gewohnte Abfolge, die Tour funktioniert zwar — aber mit unnötigen Rückwegen und Wartezeit vor verschlossenen Türen. Im Kern ist das dieselbe Tourenplanungsaufgabe (VRP) wie in der Kurierzustellung, und sie wird von Optimierungsalgorithmen gelöst, nicht von einer Karte an der Wand.

Überlegen Sie sich separat das Verhalten bei Abweichungen. Ist ein Laden geschlossen oder zieht sich ein Termin hin, muss der Rest der Tour neu berechnet und der ausgefallene Besuch entweder auf einen zweiten Anlauf gesetzt oder mit Grund dokumentiert werden. Sonst sammeln sich bis zum Wochenende stille Lücken im Plan, die niemand gesehen hat.

Eine nützliche Gewohnheit ist der Abgleich von Plan- und Ist-Tour. Die Abweichungen zeigen, wo der Plan von der Realität abweicht: Ein Markt öffnet regelmäßig später als angegeben, ein bestimmter Termin dauert immer länger als die Richtzeit, die Fahrt durchs Zentrum zur Hauptverkehrszeit braucht spürbar mehr als kalkuliert. Jede dieser Beobachtungen fließt zurück in den Plan — korrigiert werden die Öffnungszeiten in der Kundenkarte, die Richtzeit oder der Zuschnitt der Tageszone.

Kontrolle der Umsetzung und Automatisierung

Ein Besuchsplan hat nur dann Sinn, wenn sichtbar ist, wie er umgesetzt wird. Das minimale Kennzahlenset:

Planerfüllung — der Anteil der tatsächlichen an den geplanten Terminen, je Mitarbeiter und je Kategorie.
Abdeckung des Kundenstamms — wie viele aktive Adressen mindestens einmal pro Zyklus angefahren wurden.
Wiederholte Ausfälle — Adressen, die zwei Zyklen hintereinander aus dem Plan fallen.
Ungeplante Termine — Stopps, die für diesen Tag gar nicht vorgesehen waren.
Ausfallgründe — geschlossen, keine zuständige Person, Zeit hat nicht gereicht.

Lebt der Plan in einer Tabelle, entstehen diese Kennzahlen von Hand und mit Verzögerung, und die Bestätigung eines Termins hängt am Wort des Mitarbeiters. In itlogist liegen Plan und Ist in einem System: Besuchsaufträge werden auf die Mitarbeiter verteilt, Touren sind in Echtzeit auf der Karte sichtbar, und die Reihenfolge der Anfahrt berechnet eine Optimierungs-Engine auf Basis von OR-Tools — inklusive Zeitfenstern und weiterer Einschränkungen. Der Außendienst arbeitet in der mobilen App mit Fotoberichten und Checklisten oder in der mobilen Weboberfläche ganz ohne Installation, und ein Termin wird direkt vor Ort bestätigt. Wie das für Außendienstteams aufgebaut ist, steht gesammelt auf der Seite Distributionsmanagement.

Den Kundenstamm müssen Sie nicht von Hand übertragen: Es gibt Integrationen mit 1C, AmoCRM, Bitrix24 und Excel. Der Start dauert 7 Tage, ohne langfristige Verträge; die Lösung ist auf Teams von 5 bis 100 Mitarbeitern ausgelegt. Ein vernünftiger Weg: die aktuellen Kennzahlen der Planerfüllung festhalten, einen Piloten auf einem Gebiet starten und das Ergebnis nach ein bis zwei Zyklen vergleichen.

Besuchsplan für Verkaufsstellen: Frequenz, Tourenplan und Tagesroute